効果的な会議運営のための戦術

あるタスクを完了させるために、人はそのタスクのために確保された時間をすべて使うことが示されている。

そのため、生産性の専門家の中には、ギリギリまで待つのではなく、自分を追い込んで行動するために、恣意的に期限を設定する人もいる。

会議という文脈では、たとえ半分の時間で会議を終えることができたとしても、全時間を費やす可能性が高いことを意味する。

この蔓延する既定路線を破ることから逃げてはならない。その代わり、エネルギーを発揮し、明確な目的に向かって全員の足並みをそろえよう。

手持ちのトピックが解決されたのなら、参加者に時間を返してあげればいい。

会議によっては全時間を終了する必要がない場合もあるが、それとは正反対で、議題の大半が手つかずのまま割り当てられた時間が終了した会議に出席したことがある人もいるはずだ。

ミーティングを始めるとき、アジェンダを把握する役割を、次のトピックに移る必要があることを示すために介入する他の誰かに割り当てることをためらってはならない。

自分でやることもできるが、責任を分散させることで協力する意欲を高めることができることを覚えておいてほしい。

多くの会議がメモを取らずに運営されている。これには2つの理由がある。

参加者の中には、一部分を聞き逃したり、議論されたことや決定されたことを正確に覚えていない人もいるかもしれない。

また、会議の開催に必要でなかった人や、単に出席できなかった人もいるだろう。しかし、そのような人たちにも、常に情報を共有できるようにしておく必要がある。

これは、投資家、顧客、見込み客と面会する際にも言えることだ。将来価値があると思われる情報は、ためらわずに書き留めておくこと。

会議に関して人々が犯しがちな唯一の間違いは、それに基づいて行動しないことである。

会議が終わると、参加者たちは日常の雑然としたスケジュールに戻り、会議が議論されたトピックの進展に具体的な変化をもたらすことはなかったように感じられる。

会議の終わりに、一人ではなく参加者全員で必ず行うべきことは、議論したことを現実にするために今取り組むべきタスク、つまりアクション・アイテムを明確にすることである。

すべてのトピックについて、決定事項をまとめ、行動項目を定め、各項目について参加者を割り当てる。その参加者は、このトピックを前進させる責任を負う。

そして、たとえばプロジェクト管理システムに1つ以上のチケットを作成するのは、彼らの責任である。