アジェンダの準備に役立つ戦術

で述べたように スケジュールを守るで説明したように、会議のスケジュールに関しては、常にあなたの好みを考慮するようにすべきです。

しかし、常にそうできるとは限りません。会議が急を要する場合や、参加者があなたのスケジュール希望に添えない場合は、柔軟に対応すべきです。

ほとんどの会議には正確な議題がないため、会議は明確な方向性を持たないまま行われる。

議題を設定するのは会議の主催者の責任である。長い説明である必要はないが、単純に問題を説明し、明確な目標とともに背景を少し説明する。

多数の参加者や複数のトピックが含まれる会議では、議論すべき主題のリスト、決定目標、各トピックの時間配分など、アジェンダをより正確に定義することが極めて重要である。

こうすることで、参加者が前もって解決策を考えることができ、ディスカッションの枠組みを作ることができる。

アジェンダは、参加者が資料に慣れるよう、数日前に共有する。

会議の価値は、問題を解決するために、頭のいい人たちが同時に交流することにある。

つまり、会議は思考の相乗効果を活用するために興味深いものなのだ。

参加者は事前にその情報を読むことができたにもかかわらず、なぜ説明のために多くの時間が費やされるのか？

本を読んで スタートアップ・ボード取締役会を最大限に活用するを読んで、取締役会もチーム会議も、すべて2つのステップで運営されるべきだということがはっきりした。

最初のステップは非同期で行う。オーガナイザーは、アジェンダを要約した短い文書と、キーポイントに関する説明を書いて共有する。

参加者は会議の前にこの文書を読み、さまざまな点についてコメントし、質問や説明を求めなければならない。

この最初のステップを踏むことで、参加者は核となる問題をより絞り込むことができ、おそらくすでにいくつかのポイントに答えることができる。また、すべての利害関係者の関与を高めることにもなる。

第2段階は、同期的なミーティングである。ミーティングでは、その場にいる全員の頭脳を使い、目の前のトピックについて全員に最新情報を提供することに時間を費やすのではなく、洗練された問題に対する解決策を見つけることに集中することが目的だ。

ミーティングを開催するのはとても面倒なことなので、主催者はできるだけ労力を減らして自分の生活を送ろうとする。

その結果、人は思いつく限りの利害関係者を招待しがちで、招待された側は、この会議に本当に必要なのかどうかを見極める労力を強いられることになる。

人数を制限することは、主催者であるあなたの責任です。まず、交流の質と参加者の関与を大幅に高めることができる。

一本の木の陰に隠れるより、森の中に隠れる方が簡単だ...。

第二に、人々は感謝するようになり、その結果、招待された会合で価値を高めようとするようになる。

それは、人々が会話や決定から遮断されるべきだという意味ではない。章を参照。 常にフォローアップの章を参照のこと。