情報の一元化

問題点

物事が頭の中を駆け巡り、依頼が受信トレイに飛び込んでくる一方で、チームのプロジェクト管理ツールなど、さまざまなソースから100万もの物事がやってくる。これらすべてのアクション・アイテムを一箇所で俯瞰できる場所があったら素晴らしいと思いませんか？あなただけではありません。

一元化されたオペレーション・スレートは、すべてのマネージャーの夢である。

チームで仕事をする場合、AsanaやTrelloのようなプロジェクト管理システムは、グループで共同作業を行い、タスクをプロジェクトに整理し、チームメンバーにタスクを割り当てるために使われる。専用のツールを使うことの問題点は、意思決定や計画の際に考慮すべきすべてのタスクを俯瞰できないことだ。

そして、私たちの仕事や生活は、それらを管理するための複数のツールに値するほど複雑である。

シナリオ

あなたはチームとともに次のスプリントを準備し、その期間中の時間とリソースの利用可能性を予算化しようとしている。チームメンバー全員が、可能な限り効率的な方法で仕事をこなせるようにしなければならない。

このプロセスは、プロジェクト管理ツールで発生する。なぜなら、スプリントのすべてのチケット/アクション項目と、担当者、労力、期限などのコンテキスト情報が含まれているからだ。

あなたは次のスプリントについてミーティングを行い、今回チームが出した見積もりは限りなく正確だと感じて終了する。

ところが翌日、経理部からメールが届き、2カ月前に申請した助成金が下りたと告げられる。金融機関は資金を引き出すために法的な情報を必要としている。少なくとも1日はかかるだろう。補助金委員会との会話は電子メールで行われたため、プロジェクト管理ツールに転送されず、その後の計画会議では見逃されてしまった。

このような非効率は、組織で起きている重要なことをさまざまなツールで概観するための一元的なスペースがない場合によく見られる。

次回はどうすればいい？