仕事に優先順位をつける

問題点

テックスターズでマネージング・ディレクターを務めた2年間、私は多忙を極める人々がどのように時間をやりくりしているのかを目の当たりにする機会に恵まれた。

Techstarsは、起業家たちが「針」を動かすことに集中できるよう、実績のあるシステムを採用している。毎週、各CEOは自社の目標を定める。それを「大きな石」と呼ぶ人もいれば、「目標」と呼ぶ人もいる。1週間以内に完了できるよう明確に定義された項目である限り、それは問題ではない。

私が驚いたのは、毎週、毎年、どのクラスのCEOも同じ罠にはまっていたことだ。

基本的に、彼らはその週の目標を定めることから始める。週が進むにつれて、メンターや投資家といった人々に出会い、彼らが役に立ちそうな人物を紹介してもらう。起業家はこれらの新しい人々に連絡を取り、空いた最初の時間を使ってミーティングを設定する。

いつの間にか1週間が過ぎ、各チームが先に定義した針を動かすために達成できた仕事を見直す時が来た。

そしてその結果は毎回同じで、事前に設定された目標の70％は達成されていなかった。

興味深いのは、週の初めに定義された目標が会社の進歩に影響を与える可能性が最も高いことを知っているにもかかわらず、ほとんどのCEOが、それが何らかの結果をもたらす保証もないのに、誰かと会うことを優先することに決めたことだ。

この問題の主な原因は、すべての会議が自動的にカレンダーに登録されることにある。しかし、あなたが優先事項として定義したタスクは、プロジェクト管理ツールやステッカー、紙など、別のシステムで管理されていることが多いため、それにふさわしい注意を払うことができない。

シナリオ

火曜日の朝、あなたには少し時間がある。あなたは今週の優先順位を見直すことにした。

あなたの主な目的は、将来のパートナーシップに向けた草稿を書くことだ。タスクを素早く評価したところ、このタスクには3時間ほどかかることがわかった。あなたは、このタスクにすぐに取りかかるべきかどうか迷い始めた。

また、前週のタスクのひとつが終わっていないことに気づく。急いで考えてみると、以前ほど重要なことではないが、やっておくに越したことはないと気づく。

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