仕事の優先順位をつけるための戦術

重要か緊急か

もっといろいろなことができればいいに決まっている。起業家であるあなたには時間もお金もない。そのため、できるだけ多くのことをできるだけ早く達成しようとしたくなる。

直感に反するようだが、起業家精神の本当の勝負は、より多くのことをすることではなく、正しいことをすることだ。簡単なことのように聞こえるが、競争の激しい市場で一貫して行うのは非常に難しく、あなたも含め、ほとんどの人が悪い習慣に戻ってしまう。

何が本当に重要で（先に述べたように何が針を動かすか）、何がそうでないかを判断する方法論は無数にある。

このテーマに関する本や記事はたくさんあるので、ここでは詳しくは述べない。ただ言えることは、常に一歩引いて、そのことがあなたのビジネスにとって重要かどうかを評価する必要があるということだ。進歩を遂げるというのは、何かがうまくいくかどうかを発見すること、ユーザーや顧客の苦痛を取り除くこと、ビジネスのボトルネックを取り除くこと（例：雇用）などを意味する。

それが完了すれば、会社が少し成熟したと感じ、次のステップに進むことができるからだ。

それに対して、多くの仕事は重要ではないか、あるいは緊急であるにもかかわらず重要だと感じている。だからといって、いつまでも先延ばしにしていいというわけではないが、1週間か2週間待ってから再評価してもいいし、委任してもいい。少し待てば、最初に考えていたほど重要でなかったことに気づき、スキップできる仕事がたくさんあることに気づくだろう。

詳しくは、例えばアイゼンハワーマトリックスを参照されたい。

ブロックタイム

先に説明したように、たいていの人は優先順位を決めたタスクを進めるのに苦労する。その理由は、1日に何度もカレンダーを見て次の予定を確認する一方で、タスクは別のシステムで管理しているからだ。

経験豊富な起業家は、「カレンダーになければ、実現しない可能性が高い！」ということを身をもって学んだ。

タスクを確実にこなすために人がすることは、カレンダーに時間を書き込むことだ。

使っているカレンダーツールによっては、タスクをカレンダーにドラッグ＆ドロップするだけで、簡単に時間をブロックすることができます。従来のカレンダーツールを使っている場合でも、手動でイベントを作成し、重要なタスクに取り組むための時間であることを示すことができます。

今度、週末までに達成しなければならない重要なタスクがあるときは、週の初めにそのための時間を確保し、それにふさわしい時間を確保しましょう。前のセクションで述べたように、自分の好みやエネルギーレベルを考慮することも忘れずに。

延期

ほとんどのタスク管理ツールは、メールクライアントが何年も前から提供しているのと同じようなスヌーズ機能を提供している。

スヌーズ機能の目的は、アイテムの処理を遅らせることです。残念ながら、この機能はスヌーズする日を指定することで機能します。

問題は、月曜日が来ると、その日のタスクリストが異なる状態のタスクで構成されてしまうことだ。一方には、今日終わらせる必要があると決めたタスクがある。もう一方には、再評価したいタスクがある。

そして、それらすべてがごちゃごちゃしたリストに混ざっている。

さらに、ほとんどのタスク管理製品は、その日に完了しなかったタスクを自動的に翌日に繰り越す。

この良かれと思った仕組みは、残念なことに、その日のタスクリストをどんどん増やしてしまう。

より良いアプローチは、再評価が必要なタスクをリストで整理することである。理想的には、使用しているツールで可能であれば週単位で、そうでなければ短期、中期、長期を表すバッチで整理することである。

さらに、その日のタスクについて、「来週」「来月」「来年」のリストを用意し、タスクをリストから次のリストに移動させることもできる。理想的ではありませんが、Today画面が意味を失ってしまうのを防ぐことができます。Todayリストが（ほぼ）空になり、アイテムを入れ替える代わりに何に集中するかを毎日決められるようになるだけで、どれだけリラックスして集中した毎日を始められるか、試してみればわかるはずだ。

この概念をデフォルトで統合している製品もあり、簡単にプランニングできる非常に強力な製品となっているので、「ツール」のセクションを参照してください。

毎週初めに、いつ仕事をするか決めていない週のタスクを再評価する：

週間目標を達成するために重要でない仕事は、すべて後の週に延期する。
例えば、締め切りがある場合、特定の日にタスクをスケジューリングする。
最も重要な項目については、時間を区切って確実に取り組む。