議事録は、正しく作成することで会議をより効果的にします。ワークフローに会議中のメモと会議中のタスクが組み込まれたアプリを作成した経験から、私たちは会議録が不可欠である理由と、会議録を改善するためのステップを理解しています。
議事録と会議日程の違い
会議の実務に不慣れな人の多くは、議事録と会議のアジェンダを混同しがちである。
両者は互いに大きく異なり、その目的もまったく異なる。議事録は会議後のフォローアップをより効果的にするためのものだが、会議アジェンダの目的は会議をより効果的にすることである。
会議の議題には、議論すべきトピック、出席者リスト、POC、ロジスティクスなど、会議の前に行うべき準備が含まれる。
一方、会議メモや議事録は、会議中に起こったことを記録し、処理することに重点を置いています。場合によっては、会議を欠席した人へのメールの書き方を知っておくことも必要である。
議事録に不可欠な要素
より良い議事録を作成するためのヒントと実践方法を紹介する前に、会議のチェックリストに素早く含める必要がある項目を少し見てみましょう。
日時と場所
出席者（参加者）
主な議題
決定事項
重要なコメント
投票結果
フォローアップ戦略とスケジュール
次回の会合の日時と場所（該当する場合）
会議の議事録は多少異なるかもしれないが、ここに挙げた項目は、ほとんどの場合、会議の議事録の90％に含まれている。
議事録作成のコツ
効果的な議事録を作成するための定義と項目リストの準備ができたので、それを改善するためのベストプラクティスをいくつか紹介しよう。
議事録を読む人を混乱させないよう、言葉遣いや口調を統一する。すぐに理解できないような言葉や短い書式は使わないこと。
迷ったときに見返す必要がある場合は、セッションの音声版を録音しておく。通常、会議では多様な視点があり、あなたの推測と一致しない場合があるからです。
会議中に他のメンバーが議事録にアクセスできるようにし、議事録を書きながら変更を提案できるようにして、合意事項についてのコンセンサスが得られるようにする。
会議の議事録は、利害関係者と共有する前に要約しておく。ほとんどの人は、会議全体の実況中継よりも、必要な詳細が書かれた、何が起こったかの短いバージョンを好むからだ。
POC と貢献者の名前を、担当トピックまたは貢献したポイントとともに追加する。これにより、会議の成果を個人に帰属させることができます。
すべての議事録を安全な場所に保存Routineでは、会議中メモや会議中タスク機能を使って、会議議事録をアプリ内に保存することができます。また、Google DriveやiCloudのようなツールを選んで議事録を保存したり、NotionやRoutineのようなバックアップツールとして使用することもできます。
以上で、議事録の書き方に関するこのブログ記事を終わります。この記事に価値を見出された方は、LinkedInとTwitterで私たちをチェックすることをご検討ください。
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