ミーティングは現代の職場の一部であり、しばらくこの仕事を続けていれば、ミーティングへの無断欠席が思いのほか多いことをご存じだろう。
私たちのほとんどすべてが、ある時点でノーショウを経験しているが、ノーショウに対処する方法を学ぶことは一般的ではない。
そこで、悪い印象を与えずにノーショーに対処する方法を見てみよう。
より良い体験のためのベストプラクティス
テンプレートやメッセージの具体的な内容に入る前に、フォローアップの経験やその後をスムーズにするための一般的なベストプラクティスを見ておくことが重要です。そこで、そのベストプラクティスを紹介しよう：
見込み客に罪悪感を与えたり、嫌がらせをしたりしない
メールの目的は、見込み客にミーティングを欠席したことに罪悪感を抱かせることではないことを忘れないでください。ですから、「心待ちにしていました」、「あなたからの連絡とは思っていませんでした」などの表現は避けましょう。
追加的な背景を説明し、正直であること
誰かが会議を欠席する場合、その理由はさまざまで、会議の背景がうまく伝わっていないことも含まれる。そのため、この機会を利用して、彼らが見逃したかもしれない文脈を追加するのだ。
適切なウィンドウを選択する
早すぎる「フォローアップ」メールは、見込み客との関係に支障をきたす可能性がある。通常、ミーティング開始の10分後まで現れないのは、ノーショーと見なされても仕方がない。従って、その時間を過ぎてからメールを送るのが理想的です。
礼儀正しく、口うるさく言わない
不参加に憤慨するのは理解できるが、言葉遣いや口調を抑える必要がある。礼儀正しく外交的な口調でメールを送るのが理想的です。また、メール本文で繰り返し主張するのは控えましょう。
郵便物に同封するもの
以下は、該当する内容に応じて、メールに追加することを検討すべきいくつかの事項です。
ロジスティクスの再スケジュール：日付、時間、ツール（該当する場合）。
ドキュメント関連文書、リンク、資産
手を引くための窓：招待を延期または破棄する機会。
状況別のEメールテンプレート
以上の情報をもとに、次回のノーショー・フォローアップ・メールに使えるテンプレートをいくつかご紹介しましょう。
テンプレートA素早く、ローコンテクストなフォローアップメール。
こんにちは［受取人の名前］、
今日のミーティングでは、お互いにすれ違ってしまったようだ。
もしご都合がよろしければ、もう一度[TIME FRAME]にトライしましょう。私は[TOPIC]を前進させたい。
ここにあるリンク[CALENDLY LINK]を使って、私との電話を予約することができます。
もし、あなたが探したい代替案があれば教えてください。
最高だ、
[あなたの名前］
テンプレートB：文書共有と会議の破棄の機会を伴うフォローアップ。
こんにちは［受取人の名前］、
今日はお互いに会えなかったようだし、[TOPIC]を一緒に確認したかったんだ。
私たちのミーティングをより深く理解するために、いくつかの資料を添付した。
時間枠]にまた電話するスケジュールを組みましょう。あるいは、私のCalendlyのリンクを使って適切な時間を選んでください。
参考までに、｛トピック｝を説明するメールで十分だと思われるなら、このミーティングを延期することもできる。
ありがとう、
[あなたの名前］
テンプレートC：受け手が手を引く機会を設けた迅速なフォローアップ。
こんにちは［受取人の名前］、
ごめんね、約束の時間に会えなくて。
もしご都合がよろしければ、[TIME FRAME]に再挑戦しましょう。私はまだ[TOPICS]がどのように[利益]を得ることができるかについて議論したいと思います。
ミーティングのスケジュールを立てるには、ここから私のカレンダーにアクセスできる[CALENDLY LINK]。
もし変更があれば知らせてほしい。
最高だ、
[あなたの名前］
結論
これで、ミーティングを欠席した人へのメールに関するこの投稿を終わります。今回紹介した実践方法やテンプレートが、次に必要になったときに役立つことを願っている。
何かご意見はありますか？ベストプラクティスを見逃していませんか？Twitterや LinkedInでお知らせください。お読みいただきありがとうございました。
