相乗効果を生み出し、グループとして問題を解決しようと真剣に取り組んでいる組織にとって、ミーティングは非常に重要である。そのため、もしあなたがミーティングを主催することに興味を持ったり、たまたま招待されたりしたら、少し圧倒されるかもしれない。
そう、責任は重大だ。
しかし、いくつかのリソースは、あなたにとって物事を簡単にすることができます。
このブログ記事では、そのようなリソースの1つである、ミーティングを計画し実行するための包括的なチェックリストを作成することを目的としています。
会議の準備と実施のためのチェックリスト
このリストを使用する前に、可能な限り網羅するよう努力したことをご理解いただきたい。
しかし、あなたの組織やチームのミーティングに当てはまるような、私たちが見落としているかもしれない詳細があるかもしれない。
だから、必要に応じて自由に追加してほしい。
それでは、完璧なミーティングを開催するためのチェックリストを時系列に並べてみよう。
会議で取り上げる主なトピックを決める。
そのトピックが非同期の手段でしか最適に対処できず、ミーティングが必要であることを確認する。
この会議の背景となる過去の会議を見直す。
会議のサブテーマのリストを作成し、会議の目標を立てる。
会議中に決定しなければならないことを決める。
会議の予備アジェンダを作成する。
それに合わせて会議の出席者リストを作成する。
出席者リストを見て、関連性と空き状況を確認する。
確認が済んだら、メモ取りや時間管理などの業務を適切な出席者に委任する。
ミーティングの時間と会場を決める。
予約し、時間と会場を確認する。
会議の議題とともに、出席候補者全員に招待状を送る。
アジェンダと準備資産（もしあれば）を確認するよう、フォローアップメールを送る。
ミーティングは時間通りに始めること。
議題に従い、迂回を避ける。
各サブテーマについて、全員が自分の考えを述べるスペースを与える。
タイムキーパー、ノートテイカーなどを含むPOCがその職務を遂行するようにする。
ミーティングをまとめ、終了する。
要約を掲載し、行動計画を共有する。
議事録を送付する。
行動計画をフォローアップする。
フォローアップの成果を共有する。
結論
以上。会議の準備、実施、フォローアップに役立つ、シンプルで効果的なチェックリストです。何か見落としがあっただろうか？Twitterの@RoutineHQでお知らせください。
読んでくれてありがとう。
