現代のワークライフにおいて、会議は避けて通れないものだ。パンデミックの間、「ズーム・ミーティング」という言葉は、私たちの日常的な職場交流の代名詞となった。
会議は極めて重要なものだが、会議から最大限の成果を得るために、うまく準備をする人はごくわずかだ。そこで、会議の準備を上手に進めるためのベストプラクティスをいくつか紹介しよう。
会議の準備
目的と目標を設定する
何のための会議なのかを理解することから始め、もしあなたが主催チームの一員であれば、会議の目的、目標、ルールを必ず書くこと。
それを明示することで、これらの点を明確にし、妥当でないと思われる項目を再考するよう促すことができる。
アジェンダの作成と共有
目標と目的が決まれば、ミーティングをどのように進めるべきか、アジェンダを設定するのは簡単だ。
アジェンダには、会議中に何が必要で、参加者がどのように行動し、貢献することが期待されているかを盛り込むべきである。
ステークホルダーから質問やアイデアを集める
すべての人が会議に出席できるわけではないが、だからといって、彼らの声が会議に反映されるべきではない。
そのため、チームやコンテントを代表してミーティングに出席する場合は、自分の判断でミーティングに持ち込むためのアイデアや質問を集めなければならない。
出席する会議のタイプを知る
アジェンダとゴールが決まったら、出席する会議のタイプを知ることが不可欠だ。
ピッチですか？評価ですか？ブレインストーミング？などなど。
会議の種類を知ることで、会議での自分の役割を決め、成功する会議のあり方を予想することができる。
潜在的な障害を特定する
会議の種類やあなたの目標に飛び込む一方で、あなたの行く手に立ちはだかる可能性のある障害についても考慮する必要がある。
例えば、ピッチミーティングに参加するとき、よくある障害はROIの正当化かもしれない。
ブレーンストーミングに参加している場合、その障害は軌道から外れてしまうことかもしれない。このような障害を理解することで、その解決策を考え出すことができる。
交流の窓を計画する
会議を双方向的なものに保つことは不可欠であり、場合によっては、交流の機会を会議の構成に組み込むべきである。
例えば、スライドを提示する場合、質問やサブトピック間のインタラクションのためのウィンドウを追加します。
これにより、参加者の不安や疑問が速やかに明らかになり、解消される。
出席者に役割を割り当てる
会議には参加者がいるし、人が関わる以上、目標が達成されるように調整する力が必要だ。
多くの場合、調整役は参加者自身であり、あなたが割り当てたさまざまな役割を担うことができる。
例えば、タイムキーパー、会議のメモ書き、進行役などを誰かに頼むことができる。
オープニングの準備 2分
会議の冒頭は、議題と会議全体のトーンを決めるときなので、おそらく最も重要である。
そのため、冒頭の2分間は、会議の議題に言及する、参加者に責任を割り当てる、会議の範囲を説明する、などの目標を立てて準備する。
望ましい結果を決定する
どのような成果が欲しいのかがわからないまま、効果的な会議を構成し、実施するのは容易ではない。
そのため、あなたともう一人の参加者が、このミーティングから何を得る必要があるのかを確実に把握しておくこと。
ベンチマークと期待値を設定し、できるだけ早く参加者に伝える。
フォローアップ計画を伝える
会議の終了が近づいたら、会議で話し合われた内容について、次に可能なアクションステップを参加者と共有する。参加者と共有できる議事録は、フロー・メソッドのノートテイクや アウトライン・メソッドを使ってメモすることができる。
フォローアップによって、人々は自分が意義のあることに貢献したと感じ、今後も貢献し続けようという意欲が高まる。
また、ミーティングを欠席した人に議事録とともにEメールを送る方法を学ぶ良い機会でもある。
結論
とはいえ、会議は職場のコミュニケーションにおいて便利なツールだ。上記で紹介したステップ／ベストプラクティスは、会議の準備のための明確なフレームワークを提供してくれるだろう。
ベストプラクティスの中には、特定のミーティングには当てはまらないものもあるかもしれないが、それはそれで構わない。目標は、ベストプラクティスの解決策が必要な状況に遭遇したときに、何をすべきかを知ることだ。
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