チームミーティングを軌道に乗せる方法

会議は組織にとって重要なものであり、効果的な会議の主催者は、参加者が長く迷うことなく、最後まで軌道に乗るようにする。

いくつかの事前対策とベストプラクティスがあれば、会議の主催者は、会議中に出席者から最大限の利益を得ることができる。

では、飛び込もう。

会議前チェックリスト

会議の主催者の多くは、会議の準備中に見落としたかもしれないことにストレスを溜め込み、それが会議を中断させたり、軌道から外れたりする原因になるかもしれない。

このような事態を避けるための優れた方法は、事前ミーティングやミーティング準備のチェックリストを用意することである。

アジェンダなしにミーティングに参加するのは、コンパスも地図も持たずに密林に分け入るようなものだ。優れた会議のアジェンダは、出席予定者が準備万端であること、そして何が期待されているかを知っていることを保証する。

良い会議アジェンダには、会議の目標、談話の構成、会議中に扱う必要のあるトピックが明記されており、曖昧さがない。

会議の主催者が出席者に割り当てることのできる役割はいくつかあるが、その中でも重要な役割のひとつがタイムキーパーだ。誰かがタイムキーパーをすることで、特定のトピックや議題について時間を適切に配分することができる。

したがって、主催者であるあなたの責任として、会議のタイムキーパーが効果的に職務を遂行できるよう、明確な指示を出す必要があります：

ミーティングを記録し、それを維持する最善の方法のひとつは、そのためにミーティング・ノートを書くことである。参考になりそうな会議メモの取り方に関するブログ記事を紹介しよう。

ミーティングノートは、何よりもまず、議論が軌道に乗り、実行可能なものに明確化されていることを確認します。Routineを使えば、メモ、カレンダー、タスク管理のために異なるアプリを切り替えることなく、会議中のメモを書くことができる。

人が向上するためにはフィードバックが必要であり、会議も同じである。効果的で正直なフィードバックがあれば、会議出席者が会議中の脱線を含む欠点を改善することが期待できる。

従って、出席者の一人または複数がしばしば迷走している場合は、会議の後にその懸念を共有するようにしましょう。

効果的な会議とは、主催者が舵を取り、すべての秩序が保たれていることを確認するものであり、会議中もその上下関係を維持しなければならない。主催者であるあなたの責任は、会議が効果的であることを保証することである。

話が脱線したり、トピックが長引いたりした場合は、それを続けるか別のトピックに移るかは、あなた次第です。

上記のようなプラクティスを実践することで、より良いミーティングの実施と成果を保証することができます。何か見落としはありましたか？Twitter（RoutineHQ）でお知らせください。

また、今後取り上げてほしいトピックがあれば、お知らせください。お読みいただきありがとうございました。