スタッフ・ミーティングは、従業員数に関係なく、会社経営に不可欠なものである。
ミーティングの頻度は様々な要因によって異なるかもしれないが、あなたとあなたのチームが現状を認識し、自分たちの立場を評価し、チームのために実行可能な戦略を構築することが不可欠である。
現代の職場では、リモートワークへのシフトにより、スタッフミーティングの重要性が高まっている。
そこで、スタッフ・ミーティングを改善するためにできることのトップと、避けたほうがよい習慣を紹介しよう。
では、飛び込もう。
スタッフ・ミーティングでやるべきこと
会議のアジェンダを用意し、それを共有することで、どのような会議に参加するのかを知ってもらい、準備万端で臨んでもらう。
会議の難しい場面で従業員がやる気をなくさないよう、会議中はやる気を起こさせるような口調で話しましょう。コミュニケーションの際は、自信に満ち、明瞭で明るい口調を心がけましょう。
チームメンバーのモチベーションを維持し、向上心を持って仕事に取り組めるよう、可能な限り評価を与えよう。
何かがうまくいかなかったり、物事が必要なところに進まなかったりしたときに、チームに責任を負わせることは助けになるだろう。しかし同時に、彼らが理解されていると感じられるよう、礼儀正しく、共感的であれ。
チーム・メンバーに質問を促し、スタッフ・ミーティングに参加させる。一人芝居であってはならない。むしろ、出席者全員が貢献する会話でなければならない。
問題を列挙することだけに集中し、解決策を提示しないのではなく、問題解決に集中する。人と人が出会うときは、単独では解決が難しい問題を効果的に分析し、解決策を提示する機会である。
Routineのようなツールを使ってミーティングのメモを取り、終了後にチームで共有しましょう。ミーティングメモはミーティングをより効果的なものにし、チームメイトに責任を持たせます。
会議前、会議中、会議後に、POCステータスやタスクを割り当て、会議が実行可能なものになるようにします。会議中のタスクは、Routineのノートと同じように作成できます。
会議後に定期的にフィードバックを求め、次回の会議までに実行するよう慎重に検討する。フィードバックが実行に移されることで、出席者はより真剣にミーティングに取り組むようになる。
できるだけ標準的な会議形式を使用する。標準化することで、提供される情報に曖昧さが少なくなり、会議に関する最も重要な情報が明確に指定される。
会議中に重要な決定事項を記録し、出席者がこのリストにアクセスできるようにする。これは、関係者全員の責任追及に役立つ。
ノートテイカーやファシリテーターは単調になりがちなので、会議ごとに役割を交代させる。ローテーションを行うことで、より多くの人が会議の運営に責任を持つようになる。
スタッフ・ミーティングで避けるべきこと
スタッフ・ミーティングでは、時間を埋めることは厳禁だ。誰も得をしない世間話に時間を浪費されるのは、出席者にとって一番避けたいことだ。
ミーティングを行うとき、少なくとも期待されるのは時間通りに始めることだ。スタッフミーティングを遅刻して始めると、出席者の時間を気にしていないという印象を与える。
会議中はマルチタスクをしないこと。その場にいる人たちがその活動に時間と注意を注いでいるときに、あなたや他の人が他のことにマルチタスクをするのはフェアではありません。
参加や失敗に対してペナルティを科すのをやめる。積極的に参加を促し、失敗に対するスティグマを取り除くことで、参加者がより自由に解決策を見出すことができる。
出席者全員に注意を払うようにし、一部の出席者だけに集中しないようにする。
特にあなたが主催者である場合は、準備不足のまま会議に出席してはならない。すべてを知っている必要はない。物事は常に注意を怠るものだが、そもそも会議を思いついた人間には、基本的なレベルの知識が求められる。(効果的な会議の主催者になるには）
電子メールやチャットなど、非同期のコミュニケーション・チャンネルでカバーできるようなことは議論しない。ミーティングの時間は貴重であり、必要な事柄にのみ使うこと。Eメールでも十分です。
他の参加者の主張をむやみに遮らない。丁寧に割り込む仕組みを作るか、相手が言い終わるのを待ってから自分の主張をする。
話が脱線したり、目の前の話題から大きく逸れたりしないこと。貴重な時間を無駄にするだけでなく、会話の流れを壊してしまい、会議全体を脱線させてしまうことになりかねません。
結論
これで、スタッフミーティングの「やるべきこと」と「やってはいけないこと」についてのこのブログ記事を終わります。このようなコンテンツがお好きな方は、LinkedInや Twitterで私たちをチェックすることをご検討ください。お読みいただきありがとうございました。
