ナレッジワーカーなら誰でも、会議が現代の職場において最も重要なチーム活動のひとつであることを知っているだろう。
そして、長く働いていれば、自分で指揮を執る機会さえ得られるかもしれない。
さて、あなたはどうしましたか？あなたが学んだことをTwitterの@RoutineHQで教えてください。
そこでこのブログでは、効果的な会議の主催者になる方法について見ていこう。
良いミーティング主催者とは？
あなたが組織で担う役割は、あなたがいくつかの重要な特性や資質を持っているか、それを伸ばすかどうかにかかっている。
会議の主催者としての役割も同じだ。
理想的な会議オーガナイザーには、以下のような資質がある：
彼らは組織化されている。
彼らは時間に正確だ。
彼らはオープンマインドだ。
彼らは集中している。
不測の事態を想定している。
彼らは仲間に責任を負わせる。
彼らは人々の時間を尊重している。
彼らは熱心にフォローしてくれる。
優れた会議主催者になるためのベストプラクティス
時間通り、または時間より早く開始・終了する
会議に出席する誰もが喜ばないのは、正当な理由もないのに会議を遅らせたり、延長したりすることである。主催者として、時間を守ることはあなたの責任です。
例外は、会議が先に有機的な結論に達した場合で、その場合は会議を終了して全員を解放することを強く検討すべきだ。
会議のメモを取る
Routineのようなツールを使って、会議中のメモやタスクを正確に取りましょう。ミーティング中にメモを取ることで、ミーティングにコンテキストと実行可能性が加わり、より効果的なミーティングになります。
新しい会議のアジェンダを始める／準備する前に、過去の会議とそのアクション・アイテムに目を通すことを検討する。
フォローアップ計画を立てる
会議は、合意されたこと、議論されたことが実行されて初めて効果を発揮する。将来のステップの輪郭を描かない会議は、測定可能な成果を伴わない単なる知的訓練である。
そのため、会議が終了したとき、あるいは締めの挨拶のときに、フォローアップ計画を立て、出席者や他の関係者と共有する。
出席者に役割を割り当てる
自分ができることは限られており、出席者に役割や仕事を委譲しなければならないことを、会議の組織化の初期段階で学ばなければならない。
そのため、議事録を作成する人、時間を管理する人、会話を軌道に乗せる人などを選ぶ。自分はオーケストラの指揮者であって、楽器をあちこち駆け回り、すべての楽器を演奏しようとするのではない、と考えるのだ。
会議のアジェンダを共有する
良い会議とは、参加者が自分たちが何をしようとしているのかを理解し、生産的な会話をする準備ができているものである。
そして、優れた会議アジェンダは、文書、出席者リスト、トピックのリストなどを通じて出席者に必要なすべてのコンテキストを提供することにより、これらの問題のほとんどを解決することができます。
会話を軌道に乗せる
前述したように、誰かが構造／計画を強制する必要があるとき、会議はしばしば関係のない余談に走る。
また、主催者であるあなたには、話が脱線したときに会議の核となるトピックに戻すか、出席者リストの誰かにこのタスクを委ねるかが任されている。
全員に貢献するよう促す。
最適な会議とは、招待された全員が積極的に議論に貢献することである。主催者であるあなたは、全員が貢献するようにしなければならない。
そこで、沈黙している人、自分の考えをうまく表現できない人を探し、表に出て発言するよう促す。会議室をアイデアや会話のための安全なスペースにし、良い点を言えなかったことに対するスティグマを取り除く。
必要な人だけを招待する
組織の全員がすべての会議に出席する必要はない。関連性と会議に貢献する能力に基づいて参加者を注意深く選ぶことで、プロセスを効果的なものにすることができる。
もし、非同期の手段で親密になれる人がいるなら、その人をミーティングに招待することを強く考え直そう。
さらに、その人物の関連性と能力によって選ばれた場合、その人物は会話に貢献する意欲を高める可能性が高い。
結論
以上で、効果的な会議の主催者になるためのこの投稿を終わります。お読みいただきありがとうございました。
