母になることは、人として経験できる最高のことのひとつであり、そのプロセスを経るために産休を取る必要があるのはほとんど避けられない。
同僚に明確で心のこもった産休メールを送ることで、あなたが不在の間の仕事をうまく管理できるようになります。
このブログでは、同僚に産休を知らせるメールを書く際の注意点やベストプラクティスを、メールテンプレートのサンプルとともにご紹介します。
覚えておくべきこと
タイミングが重要なので、メールを送る前に、産休に関する会社の方針を読み、産休について連絡する際に守るべき必要なスケジュールがあるかどうかを確認しましょう。一般的に、早ければ早いほど、同僚はそれに合わせて計画を立てることができます。
メールでは、関連する詳細を包み隠さず述べ、正直かつ要領を得た文章を心がけましょう。欠勤の開始日、復帰予定日、優先すべき主要プロジェクトなどの詳細を伝える。
これは喜ばしいことではあるが、同僚とのコミュニケーションであることを忘れずに、必要な情報に焦点を当て、個人的すぎる詳細は省きながら、プロフェッショナルな言葉遣い、あるいはほぼフォーマルな言葉遣いを心がけること。
産休メールの書き方のベストプラクティス
件名は、同僚の注意を引き、メールの内容を正確に予告できるような、明確でわかりやすいものにしましょう。
あなたの欠勤によって影響を受ける可能性があり、あなたの代わ りを務める必要があるチームの関連メンバー全員 に、その旨を伝えましょう。そうすることで、計画とリソース配分のプロセスがより管理しやすくなります。
注意すべきことと、その方法を明確に説明する。特に、チームメンバーが必ずしも慣れておらず、手取り足取り教える必要があるような、かなり新しいタスクの場合は、可能であれば詳細な指示を加える。
緊急時に連絡が取れるよう、連絡先を明記しておく。そうすることで、チームの仕事量をこなせるという自信を高めることができ、万が一こなせない場合でも、緊急時にはいつでも連絡を取ることができる。
同僚への産休メール例文
件名産休開始【開始日
親愛なる[受取人の名前]、
お元気でお過ごしでしょうか。この度、[開始日]から産休に入り、[復帰予定日]に復帰することになりました。
この期間中、[チームメンバーの名前]が私の進行中のタスクとコミュニケーションを管理します。私のキューにあるタスクについて何かサポートや説明が必要な場合は、勤務時間内に[チームメンバーの電話番号]または[チームメンバーのEメール]で連絡を取ることができます。
優先すべきプロジェクトのリスト】のように、特に注意を払う必要のある優先プロジェクトがあることを忘れないでほしい。
緊急の用件がありましたら、[Eメール]と[電話番号]にご連絡ください。迅速にお返事できるよう最善を尽くします。
私たちのチームへの継続的なサポートに感謝する。
よろしく、
[あなたの名前］
結論
同僚に出産休暇の予定を伝えておくと、あなたの不在によって発生する可能性のある追加業務を管理しやすくなります。計画を立てるための十分な時間を与え、新しいPOCや緊急連絡先など、必要な詳細を共有することで、あなたが不在でも業務が円滑に進むようになります。
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