顧客とのコミュニケーションを管理することは、今日の緊密な職場においては不可欠であり、変更が生じることは珍しいことではありません。コンタクトポイント（POC）の変更のようなそのようなイベントの1つは、効果的にプロフェッショナルかつ時間内にクライアントに伝えなければなりません。
このブログでは、顧客に新しい連絡先を知らせるメールを書く際のヒントや、ベストプラクティスをご紹介します。それでは、さっそく始めましょう。
顧客に新しい連絡窓口を知らせる際の注意点
クライアントが変更に対応し、それに応じて計画を立てるための十分な時間を確保できるよう、連絡は迅速に行いましょう。また、直前のブリーフィングはプロらしくなく、性急な印象を与えるかもしれません。
何が起きているのか、なぜ変化が起きているのか、今後どのようにコミュニケーションが行われるのかを明確にし、メール全体を通してプロフェッショナルな表現を心がけましょう。
メールをパーソナライズし、それが浅薄なお知らせではないことをクライアントに理解してもらいましょう。取引先があなたにとってどれほど重要なビジネスであるか、そしてあなたの会社が取引先にサービスを提供することにどれほど満足しているかを伝えましょう。
新しいPOCの包括的な連絡先情報を提供し、クライアントがそのうちの1人に連絡できない場合に備えて、複数の連絡方法を用意しておく。共有した詳細が正確かどうかを再確認する。
貴社とクライアントの協力関係に対する過去のPOCの貢献に対する謝辞を忘れないこと。
顧客に新しい連絡窓口を知らせる際のベストプラクティス
件名は簡潔明瞭なものを選び、"Important"（重要）という言葉を使い、クライアントの注意を引くようにしましょう。POCの変更は、クライアントが一刻も早く知らなければならないことであり、重要であることを示すことで、それが確実になります。
クライアントに新しいPOCを明確に紹介し、彼らのこれまでの仕事、能力、クライアントへの対応経験を付け加える。こうすることで、クライアントは新しい担当者を知り、安心して任せられるようになる。
POCの変更がパートナーシップに悪影響を与えないことを明確に保証し、新しいPOCの能力を強調し、パートナーシップを重視していること、したがってこの関係を管理するために非常に有能な人物を任命したことを明確に示す。
この変更が会社とクライアントの間のビジネス関係や業務に影響を与えるものではないことを明示する。ショーは続行され、疑問や質問、不安があれば、クライアントはあなたと連絡を取って解決することができる。
顧客に新しい連絡先を知らせるメールのサンプル
件名[重要】POCが【旧POC】から【新POC】に変更されました。
親愛なる[受取人の名前]、
お元気でお過ごしでしょうか。このメールは、あなたの[口座/会社名]のPOCが変更されたことをお知らせするために書いています。
[該当する場合は、変更理由を明記すること]。
[旧POC名]は、[開始日]より[新POC名]に変更されます。
[新POC名]は、[新POCの資格、経験を説明]し、あなたが私たちのパートナーシップから一般的に期待されるのと同じレベルのサービスを受けることを保証します。
新POCの連絡先は以下の通り：
電子メール[新しいPOCのEメール］
電話番号：【新しいPOCの電話番号
現在または将来において、ご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にアカウント・サービス・チームの責任者（[アカウント・サービス・チーム・リーダーのEメール]）までご連絡ください。また、[アカウント・サービス・チーム・リーダーの電話番号]までお電話いただければ、迅速に対応させていただきます。
旧POC名]との[両者が担当したプロジェクトとタスクのリスト]での協力は素晴らしい経験であったと理解しており、感謝しています。
[新しいPOCの名前]は、より多くのそのような経験を提供し、完璧な協力関係を維持することを約束します。
日頃より[貴社]をご愛顧いただき、またパートナーシップを結んでいただき誠にありがとうございます。
敬具
[あなたの名前］
[あなたの指名］
[あなたの連絡先］
結論
クライアントにPOCの変更を伝えるのは大変なことのように感じられ、後回しにしようと考えてしまうかもしれません。しかし、この種のEメールの書き方を理解した今、Eメールをパーソナライズし、新しいPOCの詳細を明確に記載し、クライアントに継続的な業務水準を保証するなどの方法で、先にそれを実行する必要があります。
もし、メールの重要な部分を見逃す心配がある場合は、上記のPOC変更を伝えるメールのサンプルをご自由にお使いください。
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