人事または採用マネージャーとして、候補者や入社希望者から入社日について確認を取ることは、オンボーディング・プロセスの重要なステップです。
この情報は、彼らの到着をよりよく計画し、雇用のループを閉じるのに役立つ。
このブログでは、入会日確認メールを書く際の注意点、ベストプラクティス、ニーズに合わせて変更・使用できるメールテンプレートのサンプルについてご紹介します。それでは、さっそく始めましょう。
覚えておくべきヒント
入社日の確認メールを書く際には、候補者とのコミュニケーションミスがないよう、確認する内容が正確であることを確認する。
求職者がメールの内容を考えすぎず、安心してもらえるように、なぜ日程確認の連絡をするのかを明確にしましょう。不明瞭なメールは求職者にとって不安の種になります。
メールではポジティブな表現を使いましょう。例えば、候補者が入社日を知っているかどうかを尋ねる代わりに、「[入社日]での入社日を確認するためにこれを書いています。
候補者と連絡手段を共有し、連絡方法の選択肢を与えましょう。メッセージのやり取りが不明確だと、勤務時間外に電話やメッセージがかかってくる可能性があるため、必ず連絡窓口を明示しましょう。
ベストプラクティス
メールの核心を伝え、候補者を安心させるような明確な件名を書きましょう。
候補者が入社することに興奮を示し、新しい組織で歓迎されていると感じさせる。そうすることで、候補者は会社に対して前向きな気持ちを持ち続けることができる。
候補者の雇用に関する正式な詳細を述べ、曖昧さがないように同じことをはっきりと確認する。これは、詳細について候補者の認識をテストするよりも良いアプローチです。
オンボーディングのスケジュールを候補者と共有し、書類作成、スケジュールの明確化、トレーニングプログラムなど、前もって準備できるようにする。
候補者があなたの会社やチームを選んでくれたことに感謝し、チームの他のメンバーが、候補者がミッションに参加することにどれだけ前向きであるかを示す。
入社日確認メールのサンプルテンプレート
件名: [候補者名]：入団詳細確認
候補者の名前】へ、
お元気ですか。あなたが[ポジション]として私たちに加わってくれることを、私たちはとてもうれしく思っています。
このメールは、あなたの入団日が[入団日]になることを確認するために書いています。
時間]までにオフィスにお越しください。入団日の詳細です：
住所[オフィスの住所/ズームリンク（遠隔地の場合）]。
スケジュール[初日のスケジュールを共有する］
報告責任者[マネージャー名］
マネージャーのEメール[マネージャーのEメール］
マネージャーの電話番号：【マネージャーの電話番号
人事POC：［人事POCの氏名］
人事POCのEメール[人事POCのEメール］
人事POCの電話番号：【人事POCの電話番号
さらにご質問がある場合は、このメールに返信していただくか、よりご安心いただけるようであれば、担当マネージャーまたは人事担当者に直接お問い合わせください。
あらためて、あなたの参加を心から楽しみにしている。
ありがとう、
[あなたの名前］
[あなたの指名］
結論
上記のベストプラクティス、便利なハック、そして候補者の入社日を確認するためのEメールテンプレートのサンプルがあれば、このようなシナリオでのコミュニケーションは万全です。
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