物事を見逃し、ミスは起こるものだが、そのミスが何か重要なことに関連している場合、その結果はより大きくなる。しかし、重要な電子メールのような重要なものを逃したときに、あなたの評判を挽回するチャンスをもう一度得る方法があります。
それは、そのメールに関係する人物に連絡を取り、状況を把握することである。
そしてこのブログ記事では、重要なメールを逃してしまったことを詫びるメールの書き方について、ヒントやベストプラクティス、そしてコピーして編集できるサンプルメールを通して見ていきます。それでは、読み進めてください。
覚えておくべきヒント
間違ってメールを見逃してしまったのであれば、素直な態度で自分の責任として受け止め、次回は正しく送信できるようにするのがよい。
その理由を正直に話して、あとは成り行きに任せればいい。
メールを欠席する正当な理由がある場合は、あいまいな表現にならないようにその旨を明記すること。
ベストプラクティス
謝罪メールは必ず丁寧な挨拶から始め、今後のコミュニケーションに友好的な雰囲気を作りましょう。
メールの返信が遅れたことを謝罪するときは、誠意ある態度で伝えましょう。不誠実な謝罪は簡単に見破られ、特にプロフェッショナルな場では一目瞭然です。
電話や簡単なチャットを予定し、生じた不都合を解決できるよう、将来に向けてコミュニケーションの道を開く。
サンプル
件名件名] 電子メールを見逃していたことをお詫びします。
親愛なる[受取人の名前]、
このメールが皆様のお手元に届くことを願っております。この場をお借りして、メールを見逃してしまったこと、また混乱とご迷惑をおかけしてしまったことを心よりお詫び申し上げます。重要なメールであったにもかかわらず、見逃してしまったことは完全に私の責任であり、申し訳なく思っています。
[正当な理由であれば、なぜメールが届かなかったのかを説明すること）。
このような事態を招いたことは私の責任であり、二度とこのようなことが起きないよう、[ステップの説明]のような措置を講じました。ご迷惑をおかけしたかもしれませんが、喜んで埋め合わせをさせていただきますので、お気軽に[電話番号]までご連絡ください。
ご理解いただきありがとうございます。
ありがとう、
[あなたの名前］
結論
重要なメールを見逃すことは厳禁ですが、迅速かつ真摯な謝罪メールを送ることで、かなり早く事態を修復することができます。上記で紹介したヒントやベストプラクティス、サンプルメールに従うことで、あなたはより良いコミュニケーターになり、評判を回復することができます。
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