コラボレーションは現代の職場にとって重要な要素であり、コラボレーターの連絡先があれば、そのプロセスはより簡単になる。
このブログでは、コラボレーションしたい／しようとしている相手の連絡先をリクエストするメールの書き方について見ていきます。便利なハックやベストプラクティス、そしてプロフェッショナルで説得力のあるEメールを作成するのに役立つEメールテンプレートのサンプルを紹介します。それでは、早速始めましょう。
連絡先詳細を要求する際に覚えておくべきこと
依頼の目的と背景を述べ、必要性を正当化するためにプロジェクトに関する情報も共有する。
相手が押しつけがましいと感じないよう、メール全体を通してプロフェッショナルで丁寧な口調を心がけましょう。
メールにはパーソナライズを施し、あなたが熟考を重ね、本当に必要だからこの依頼をしていることを示す。
連絡先の詳細について、プライバシーと守秘義務を保証することで、相手があなたと共有する気になるようにする。
連絡先詳細を要求するためのベストプラクティス
相手がメールを受け取ったときにそれほど忙しくないように、時間を計りましょう。理想的なのは、ランチの前後です。
具体的な件名で、何を要求しているのか、なぜ要求しているのかを明確に伝え、受信者が曖昧さを感じないようにする。
依頼内容を明確にし、受信者から必要な詳細と、その詳細がどのように使用されるかを明示する。
合理的な期間内に返信がない場合は、相手にフォローアップし、遅延の原因を強調してください。
連絡先詳細のリクエスト用サンプルテンプレート
件名プロジェクト名] の連絡先情報の提供依頼
親愛なる[受取人の名前]、
お元気ですか。私は現在、[チーム名]で[在職期間]の間働いている[あなたの名前]と申します。具体的には、メールアドレスと電話番号が必要です。
プロジェクトにとって重要な理由のリスト]に関するあなたの専門知識を考慮すると、あなたの連絡先の詳細があれば、[プロジェクト名または説明]で私たちが同期し、協力することが本当に簡単になります。
あなたの連絡先は私の手元に安全に保管され、業務時間内に[プロジェクト名]に関してのみ使用されることを保証します。ご質問やご不明な点がございましたら、このメールにご返信ください。
ご理解いただき、本当にありがとうございます。このプロジェクトでのコラボレーションが待ち遠しいです。
よろしく、
[あなたの名前] - [指名］
[あなたの電話番号］
結論
Eメールで連絡先を尋ねる場合、プロフェッショナリズムとパーソナライゼーションのバランスを取る必要があります。礼儀正しさ、プライバシーの保証、パーソナライゼーションなど、この記事で紹介したベストプラクティスに従えば、このシナリオに対応したメールを簡単に作成できるはずです。
お読みいただきありがとうございました。また、生産性の向上にご興味があれば、Routineを無料でお試しください。
