上司から否定的なフィードバックを受けるのは、どう反応すべきかわからなければ、やっかいな経験かもしれない。それは間違いなく困難なことであり、もしかしたら意気消沈するかもしれませんが、建設的な批判のメールにどう反応するかで、職場での成功や仕事上の評判に大きく影響します。
このブログでは、上司からの否定的なフィードバックのメールに効果的に返信する方法について、いくつかのベストプラクティスやヒント、そしてあなたのニーズに応じてコピーして変更できるメールのサンプルを使って説明します。それでは、早速始めましょう。
覚えておくべきヒント
返事をする前に、受け取ったフィードバックを振り返り、そのフィードバックがどのように役立つかを考えてみましょう。
否定的なフィードバックを受けたときは、たとえそれが腹立たしいものであったり、最初は不公平に感じられたとしても、冷静さを保ち、プロフェッショナルなコミュニケーションを心がけましょう。
上司に謝る必要があれば、謝りましょう。自分のミスを謝罪することは正しいことであり、フィードバックに答えながら謝罪することは、あなたの自覚を示すものです。
フィードバックに誤りがある場合、または共有されたフィードバックの特定の側面について質問がある場合は、それを明確にする。
このフィードバックをどのように活用したいのか、上司は何を期待しているのか、明確な表現を用いて、このフィードバックに基づいて改善するというコミットメントを強調しましょう。
より良いプロフェッショナルになるためにしたことに腹を立てるのではなく、メールをポジティブに捉え、これを改善する機会として活用すること。
ベストプラクティス
メールの目的を明確にし、受信トレイで表示されたときに切り捨てられないように、明確でわかりやすい件名をつけましょう。
受け取ったフィードバックに感謝し、時間を割いてフィードバックを作成し、それを共有してくれた上司に感謝の気持ちを伝えましょう。
あなたの改善計画を上司と共有し、共有されたフィードバックをもとに前進するというあなたの決意を上司に確信させるのは素晴らしいことです。
上司に感謝し、改善する用意があること、職場で守るつもりである約束をすることを述べて、前向きに締めくくろう。
否定的なフィードバックメールへの返信用サンプルテンプレート
件名ご意見ありがとうございました。
親愛なる[マネージャーの名前]、
お元気でお過ごしでしょうか。何よりもまず、お時間を割いてこのようなご意見をお寄せいただき、ありがとうございます。これが簡単な仕事でなかったことは承知していますし、事態の重大さを考えると、これは[あなたの役割]として大いに改善する助けになると信じています。
このフィードバックに基づき、私は自分の欠点に対処するために以下のプランを立てた：
[アクション・ポイント1］
[アクション・ポイント2］
[アクション・ポイント3］
目標は、[締切日]までに前述の分野を大幅に改善することであり、その進捗状況については速やかに報告しますのでご安心ください。
改めて、これを教えてくれてありがとう。このおかげで、私はより良い従業員になれると確信しています。
他に何かご提案があれば、このメールに返信して教えてください。
ありがとう、
[あなたの名前］
[あなたのポジション］
結論
上司からの否定的なフィードバックメールに対する返信メールの書き方を学んだところで、さっそく送信してみましょう。この記事で紹介したベストプラクティス、ヒント、そして最も重要なサンプルを使えば、このような状況でもプロフェッショナルで丁寧なメールを作成することができます。
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