重要なニュースや重大なニュースを同僚と共有することは、職場で必ず行わなければならないことであり、多くの場合、このような場面ではEメールが望ましいコミュニケーション手段である。
重要なニュースを同僚に知らせるメールの書き方を学ぶことは、あなたのキャリアに大いに役立つスキルです。このブログ記事では、ベストプラクティスや覚えておくべきヒント、すぐに使えるサンプルなどを参考に、メールの書き方を学んでいきましょう。それでは早速始めましょう。
覚えておくべきヒント
同僚に送るメールであることを理解し、それに応じて口調や言葉遣いを工夫し、丁寧な文章を心がけましょう。
明確で簡潔なメッセージを表現することで、メッセージの転換や分岐をあまりせず、ごく自然な流れを作ること。
プロフェッショナルで標準的なEメールの書式を使用し、Eメールのスタイルではなくメッセージに焦点を当てましょう。
混乱を招きかねないミスがないよう、またコミュニケーションの冗長さを招きかねないミスがないよう、校正をお忘れなく。
ベストプラクティス
メールの核となるメッセージを伝える明確な件名にすることで、一般的な件名とは異なり、メッセージに関連する人がメールを開き、それに応じて行動を起こすようになります。
メッセージに反感を持たれないよう、受信者に丁寧に挨拶しましょう。丁寧なメールは、中立的なトーンのものよりも、もう少し共感や思いやりをもって読まれます。
必要な範囲でメッセージに文脈を加える。文脈を付け加えつつ、同時に受信者を圧倒しないような詳細を共有するバランスを保つ必要がある。
プロセスが進むように、明確なCTAでメールを終わらせるのは良い習慣です。例えば、情報提供のメールでは、承認に重点を置いたCTAがあるかもしれません。
重要なニュースを同僚と共有するための電子メールテンプレートのサンプル
件名主題】に関する重要な最新情報
こんにちは、
お元気でお過ごしでしょうか。このメールは、[件名]に関する進展についてお知らせするために書いています。
この開発で最も重要な点は以下の通りだ：
[アスペクト1の概要］
[アスペクト2の概要］
[アスペクト3の概要］
また、【発行体】による包括的な声明も添付しておきますので、ご一読ください。この発表に関してご質問がありましたら、私または[POCの名前、Eメール、電話番号]までお気軽にご連絡ください。
私は、このアップデートの重要性を理解しており、組織として、[機能への変更の可能性を明記]することで、あなたを支援し、援助する用意があります。
以下のフォームにご記入の上、本メールの内容をご理解いただき、ご承認くださいますようお願い申し上げます：[リンク］
理解してくれてありがとう。
ありがとう、
[あなたの名前］
[あなたのポジション］
結論
重要なニュースを同僚と共有するためにプロフェッショナルなメールを書くことは、現代のワークスペースではよくあることです。この記事で紹介する情報やベストプラクティス、サンプルを参考にすれば、よりパフォーマンスの高いメールを書くことができます。
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