職場で誰かに仕事を割り当てることは、現代のオフィスでは避けられないことです。とはいえ、正しいやり方と間違ったやり方があるのは間違いない。
このブログでは、仕事で誰かにタスクを割り当てる際の正しいメールの書き方について説明します。また、毎回完璧にこなすためのコツやベストプラクティスを、サンプルメールとともにご紹介します。
覚えておくべきヒント
挨拶はそこそこに、本題に入り、相手に仕事を任せたことを伝える。
タスクをどのようにこなし、満足のいく形で完了させるかについて、明確な指示を共有することが重要である。明確な指示がない場合、混乱が生じ、アウトプットが劣る可能性が高い。
タスクの詳細、期限、タスク番号などをすべて共有し、相手が説明を求めることができるよう、コミュニケーションラインをオープンにしておく。
ベストプラクティス
仕事を割り振るということは、その人の仕事量を増やすことになるのだから、そのことを伝えるときは礼儀正しく親切にするのが最低限のマナーだ。
その仕事の重要性、その仕事を終えたらどのような結果になるのか、会社や部署のどの範囲に該当するのかを示し、相手に伝わるようにする。
十分な資料を共有するが、相手に負担をかけない程度にし、相談が必要な場合に備えてコミュニケーションラインをオープンにしておく。
サンプルメール
件名割り当てられた[タスク名］
親愛なる[受取人の名前]、
このメールがあなたに届くことを願っています。このメールは、私からあなたに割り当てられたタスクについてお知らせするために書いています。タスク番号は[タスク番号]、締切日は[締切日]です。
以下は、このタスクを完了するための手順である：
[ステップ1について簡単に］
[ステップ2の概要］
[ステップ3について簡単に］
タスクについてより詳細な情報が必要な場合は、こちらのドキュメント[Linked to Documentation]を参照し、その他の質問や不明点があれば、遠慮なく[Your Email ID]までご連絡ください。
ご協力ありがとうございました。あなたの貢献は[チーム名または会社名]の機能にとって非常に重要であり、大変感謝しています。
ありがとう、
[あなたの名前］
結論
さて、ベストプラクティスやヒントを通して、職場の誰かにタスクを割り当てる方法を学んだところで、実際にメールを送信してみましょう。幸運を祈る！
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