新しいプロセス｜ルーティンを導入するためのメールの書き方

組織として、改善することを望むべきであり、プロセスの変更はその旅の必然的な部分である。新しいプロセスを導入しようとするとき、明確なコミュニケーションは非常に重要であり、うまく書かれたEメールはそのための素晴らしい仕事をすることができる。

そこで今回は、新しいプロセスの導入についてチームに通知するメールを作成する手順をご紹介します。あなたが会社の利益を上げようとするCEOであれ、チームの効率を上げようとするマネージャーであれ、この記事で紹介したベストプラクティスとヒントに従えば、メッセージを効果的に伝えることができます。

覚えておくべきこと

新しいプロセスの導入を知らせるメールを作成する前に、受信者が誰であるかを考え、その動機、言語、文脈、機能などを理解しましょう。
曖昧さがないように、新しいプロセスをEメールで明確に説明する。情報や文脈が不足していると、導入に最も近いリーダーシップチームに負担をかけることになります。そのため、時間をかけてプロセスを明示することで、多くの時間を節約することができる。
プロセス変更のメリットを強調することで、従業員やチームの賛同を得る。メリットを明示することで、従業員が報酬を得るためにベストを尽くすよう促すのだ。
新しいプロセスについてチームが抱く可能性のある問題や質問に迅速に対応し、また、懸念事項や提案がある場合に連絡を取れるよう、関連する連絡先の詳細も共有する。

あなたのアナウンスが、大量の無関係な情報と一緒に埋もれてしまうようなことは避けましょう。むしろ、Eメールは明瞭で要点を押さえ、必要なときだけ説明するようにしましょう。
注意を引くような見出しをつけ、チームが確実にメールを開き、発表について知ることができるようにする。チームの一部しか新しいプロセスの導入を知らない場合、冗長なコミュニケーションが必要になるかもしれません。
プロセスの変更、その意味、実施プロセス、そして最後に行動への呼びかけをチームに伝えるという、論理的なメールの流れを心がけましょう。
フィードバックやトレーニングの申し込みなど、受信者にさらに何をしてほしいかをCTAで締めくくる。明確な行動喚起で終わらせることで、プロセスを確実に前進させ、単なる受動的な告知に終わらせません。

件名チーム名] の新プロセス導入

親愛なる[受取人の名前]、

お元気でしょうか。このたび、[プロセス名]に関する重要な変更をお知らせすることになりました。このたび、[開始日]よりプロセスの変更を実施することになりました。

適用される変更

これらの変更は、［新しいプロセスの利点を説明し、その利点を強調する］という点で、私たちのチームに利益をもたらすために行われています。

では、次はどうするのか？

[チームに期待される次のステップの概要］

このプロセスの実施に関してご質問、ご不明な点、ご心配な点がございましたら、営業時間内に[POCのEメール]または[POCの電話番号]にて[POCの名前]までご連絡ください。

私たちのチームをより効率的なものにするために、皆様からのフィードバックはとても重要です。必要であればご連絡ください。

我々の継続的な成功のために尽力していただき、ありがとうございました。

よろしく、

[あなたの名前］

[あなたの指名］

新しいプロセスの導入を知らせる包括的なメールは、冗長なコミュニケーションの必要性を大幅に減らすことができます。サンプルメールのベストプラクティスやヒント、インスピレーションを活用すれば、このユースケースに効果的なメールを書くことができるはずです。

さて、メールのスキルを高めたところで、次の目標は何ですか？ツイッター@RoutineHQでお知らせください。

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