職場において問題や苦情は避けられないものであり、問題解決に努めるだけでなく、場合によっては上司や同僚を含む社内の他の利害関係者に報告することは、従業員一人ひとりの責任である。
そこでこのブログでは、上司に仕事上の問題を説明し、効果的に対処してもらうためのメールの書き方を学びます。さらに、仕事上のコミュニケーションの落とし穴を避けながら、上司にあなたの懸念や問題を伝えるのに役立つベストプラクティスについても学びます。それでは、早速始めましょう。
留意点
上司にメールで問題や懸念を伝える際は、具体的かつ簡潔に伝えましょう。上司が一番求めていないのは、問題を今以上に複雑に見せるだけの曖昧な言葉や表現です。
職場で上司に向かって話していることを忘れず、プロフェッショナルな言葉遣いを心がけ、非難的な言葉や失礼な言葉は避けましょう。
問題や懸念を述べる際には、スクリーンショット、電子メール、文書などの形で、それを裏付ける証拠を共有することを忘れないでください。証拠に裏打ちされた主張は、真剣に受け止められ、それによって迅速に対処される可能性が高くなります。
懸念事項を詳しく書くのは良いのですが、メールの目的は問題の最適な解決策を見つけることです。そのため、単に問題について書くだけでなく、あなたと上司がその問題を解決するためにどのような方法があるのか、いくつかの提案を共有することで、上司にあなたが単なる不平不満を言っているのではないことを示すのです。
ベストプラクティス
上司が必要としているのは、問題解決に役立つ情報だけであり、無関係な背景の詳細は必要ありません。
件名は、上司の注意を引くために、問題点とその重要性を正確に伝えるようにしましょう。
丁寧な挨拶でメールを始めることで、プロらしくない非難的なトーンではなく、フレンドリーなトーンでメールを送ることができます。
Eメールに間違いや誤った情報が含まれていないことを確認してください。誤診につながり、時間を無駄にすることになります。
上司への懸念に関するEメールのサンプル
サンプル1（会って解決策を話し合いたい）
件名部署】における緊急の問題
親愛なる[監督/リーグ名]へ、
部門]の私のチームのメンバーに影響を及ぼしている問題に注意を喚起したいと思います。正確には、[問題の内容]が[影響を受けている人／チーム]に影響を及ぼしています。この問題はチームの士気と生産性に影響を及ぼしており、私たちの職場環境に悪影響を及ぼすことは間違いありません。
問題の深刻さが正確に評価されるよう、私の主張を裏付けるスクリーンショットをいくつか添付しました。この問題の解決策を早急に話し合い、早期に対処するためにお会いできれば非常に助かります。
また、この問題に対する解決策をいくつか提案したい：
[解決策1】を記述する］
[解決策2を記述する］
この問題を解決するために、皆さんのアイデアもお待ちしています。
この件に関してお時間を割いていただき、ありがとうございます。近いうちにお会いしてこの件に対処できることを楽しみにしています。
よろしく、
[あなたの名前］
サンプル2（提案を求める／行動を呼びかける）
件名部門/チーム]における最優先課題
親愛なる[受取人の名前]、
お元気でお過ごしでしょうか。私の名前は[あなたの名前]で、[部署]の一員です。最近、[問題の内容]に関する問題が発生し、チームの生産性に悪影響を及ぼしつつあります。
私の主張の裏付けとなる証拠をいくつか添付しました。また、この問題で被害を受けている他の方々をご紹介いただければ幸いです。この問題の緊急性を評価していただき、解決への道筋をつけていただけることを切に願っております。
また、検討に値すると思われる解決策をいくつか提案したい：
[解決策1】を記述する］
[解決策2を記述する］
お時間を割いていただきありがとうございます。このメールに返信していただくか、私のチームリーダー[チームリーダー名]にご連絡ください。
ありがとう、
[あなたの名前］
結論
上司と問題を解決するのは難しいものですが、Eメールで行う場合はなおさらです。苦情を効果的に伝えるには、プロフェッショナルな口調を維持し、具体的で、証拠を示し、解決策に集中する必要があることは、もはや明らかでしょう。
上記のベストプラクティスとすぐに使えるEメールテンプレートに従えば、上司に問題を効果的に伝え、その過程でより良い社員になることができます。
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