物事が起こるのを待つのはイライラするもので、特に、必要なのは簡単なサインなのに、遅れが生じたり、コミュニケーション不足が原因で遅れたりする場合はなおさらだ。
そこでこのブログでは、文書への署名を依頼するEメールの送り方と、覚えておきたいコツ、ベストプラクティス、そして真似できるEメールのサンプルについてご紹介します。それでは、早速始めましょう。
覚えておくべきヒント
署名が必要な理由と、期限内に署名が得られなかった場合の結果を明確に述べること。
受取人に期限を伝え、曖昧さがないように期限情報を明記する。
署名が重要である理由、署名によって開始されるプロセス、提出の早期化や遅延によって影響を受ける可能性のあるチームについて、背景を説明する。
ベストプラクティス
敵意や反感を持つような口調でメールを始めると、受信者が安心し、迅速に依頼を検討できる可能性は低くなります。
彼らの協力に感謝し、プロセスが予定通りにスムーズに進むよう、彼らの時間に対する感謝を明確に述べる。
メールの最後には必ずCTAをつけて、相手がすぐに行動を起こす可能性を高め、不必要な遅延を避けるようにしましょう。
サンプル
件名文書名】に関する署名依頼
親愛なる[受取人の名前]、
このメールがあなたのお手元に届くことを願っています。このメールは、[締切日]までに[文書名]の文書への署名をお願いするために書いています。
これらの文書は、[提出日]までに[提出 POC]に提出する必要があり、[プロジェクト名またはタスク名]にとって重要です。提出が遅れれば、[影響を受ける可能性のあるプロセスのリスト]を含め、それに依存するプロセスに不都合が生じます。
締切日]までに書類を確認し、署名して共有してください。また、質問や不明な点があれば、遠慮なく私に連絡してください。
ご協力と迅速なご対応に感謝いたします。
ありがとう、
[あなたの名前］
結論
誰かにサインをもらうのは簡単なことで、そのコツやベストプラクティスを知っている今、その作業はとてもシンプルになった。さあ、どうする？共有されているサンプルメールを使うか、自分でメールを作成し、署名を依頼しましょう。
読んでくれてありがとう。時間が大切な方は、Routineもチェックしてみてください。Routineは無料で使えます。
