オフィスイベントにゲストスピーカーを招聘することで、参加者の目にはイベントのイメージがぐっと高まり、新しいアイデアや視点を紹介することで、参加者にとってもより大きな価値を生み出すことができます。ゲストスピーカーの招待メールは、イベントへの期待感を高め、スピーカーの決定に大きく影響します。
このブログでは、オフィスイベントへのゲストスピーカーの招待メールをどのように書くことができるのか、また、状況に応じたヒントやハック、ベストプラクティスに従うことで、より効果的なメールにすることができるのかを見ていきましょう。また、毎回正しく作成するために使えるメールテンプレートのサンプルもご紹介します。
ゲストスピーカーを招く際の注意点
まず第一に、その人がその役割に理想的であることを確認し、第二に、連絡を取る前に下調べをしたことを講演者にアピールできるように、講演者のことを徹底的に調べましょう。
メールを送るときは、相手の名前を使う、相手の仕事に言及するなどして、招待状をパーソナライズしてみましょう。そうすることで、大量に送られてくるメールではなく、自分がその役割のために選ばれたのだということを確信させることができます。
スピーカーがゲストスピーカーの任務から何を得られるかを明確にし、より良い準備をするために、日付、推奨されるトピック、聴衆の属性や興味など、イベントの詳細を明確に述べます。
ゲストスピーカーとなる人が、いつ、何を、どのように話したいと考えているかなど、相手のアイデアに柔軟に耳を傾けましょう。すぐにアイデアを却下せず、その提案が理にかなっているか、当初の計画よりも価値をもたらすかどうかを確認する。
ゲストスピーカー招聘のベストプラクティス
簡潔かつ包括的に、話し手が決断を下すために必要な詳細をすべて提供するが、情報量に圧倒されすぎないようにする。
ゲストへの働きかけのEメールを書くときは、丁寧でプロフェッショナルな口調を使いましょう。
適切な期間内にスピーカー候補から返事がない場合は、フォローアップを行いましょう。GMassのようなツールを使ってこれを自動化し、特定の日数返信がない場合に自動フォローアップを設定することができます。
オファーを検討してくれた講演者に最大限の感謝を示し、彼らがイベントに参加し、大所帯のチームとアイデアを分かち合うことがどれほど意味のあることかを伝える。
ゲストスピーカーを招待する際のサンプルテンプレート
件名企業名] による [イベント名] でのゲストスピーカーの招待について
親愛なる[講演予定者の名前]、
お元気ですか。私は現在、[会社名]で[職種]として働いている[あなたの名前]と申します。
私は[イベント名]の組織委員会の一員であり、[業界/分野]のソートリーダーを探していたところ、あなたのプロフィールを見つけました。
私たちのイベントは[イベント開催日]に予定されており、[イベントの目的と聴衆のタイプを簡潔に記述]することを目的としています。すでにご想像の通り、あなたは聴衆に多くの付加価値を与えることができるでしょう。
私たちは何か野心的なことをしようとしており、[所要時間]分の講演に参加していただけると嬉しいです。また、[テーマ]に関するパネルディスカッションに参加していただくことも可能です。
現在募集中の講演枠は【枠一覧】です。お時間が貴重であることをご理解の上、ご出席を確約いただける場合は、枠の時間変更に対応させていただきます。また、旅費・宿泊費はこちらで負担いたします。
もしご興味があれば、私にお知らせください。この経験を双方にとってWin-Winのものにすることについて、話し合いに応じたいと思います。また、ご質問やご不明な点がありましたら、このメールに返信していただくか、勤務時間内に[電話番号]までご連絡ください。
ご検討いただきありがとうございます。
よろしく、
[あなたのフルネーム］
[あなたのポジション］
[会社名］
[連絡先］
結論
ゲストスピーカーへの招待メールの書き方がわかったところで、自分のメールスキルに自信を持ちましょう。簡潔な情報、スピーカーのアイデアに対する正当な好奇心などで作られたメールは、あなたのイベントに来てもらうかどうかの決断に本当に影響を与えることができます。この記事で紹介したヒントやベストプラクティスに従えば、あなたの招待状はよりプロフェッショナルで説得力のあるものになるでしょう。
このブログ記事はお役に立ちましたか？他にも様々なメールテンプレートやベストプラクティスコンテンツをご用意しておりますので、ぜひご覧ください。お読みいただきありがとうございました。
