休みを取ることは現代の職場ではよくあることであり、上司が不在中の業務を管理できるよう、事前にメールでその旨を伝えておくのが理想的だ。
このブログでは、休みを取ることを上司にメールで伝える方法と、プロフェッショナルであるためのコツやベストプラクティスを紹介します。それでは早速始めましょう。
覚えておくべきヒント
上司が、あなたの仕事量やその他の業務内容を管理するために、チーム内のリソースを集める時間を確保できるよう、十分な予告をしましょう。
また、不明な点があれば、人事部にメールで問い合わせること。
緊急時にチームが連絡できるよう、メールに代替の連絡先を残しておく。そして、その連絡先は緊急時のみであることを明記してください。
ベストプラクティス
仕事から離れることを要請する際は、礼儀正しく敬意を払い、プロフェッショナルな態度で理由を述べること。
前もって計画を立て、自分の仕事量をどのようにチームメンバーに配分できるかを考えましょう。上司の負担を軽減し、あなたが戻ってくるまで持続可能な方法でチームメンバーに仕事を配分することです。
上司が電話やメールで、あなたが仕事を離れている期間についてさらに話し合い、対応しなければならない業務上の問題がないか確認できるよう、コミュニケーションラインをオープンにしておく。
サンプル
件名[理由] [終了日]までの休暇
親愛なる[マネージャーの名前]、
お元気でしょうか。このたび、[理由]のため、[開始日]から[終了日]まで休暇をいただくことになりました。
すでに休暇ポータルで申請しましたので、どうか承認してください。
私は、不在が不都合であることを認め、それを管理するために、私のすべての[タスク/POC業務]を管理する[指定された人物の名前]をすでに指定しています。勤務時間内であれば、[指定者のEメール]と[指定者の電話番号]で彼女に連絡を取ることができます。
また、帰ったら必ずチームに追いつきます。とはいえ、業務上の緊急事態が発生した場合は、遠慮なく[あなたの電話番号]までご連絡ください。
ご理解いただきありがとうございます。出発前に何か必要なことや知っておくべきことがあれば教えてください。ご連絡をお待ちしています。
ありがとう、
[あなたの名前］
指定
結論
上司に休暇を取ることを伝えるメールの書き方を知っていれば、この作業は今後楽になるはずだ。お読みいただきありがとうございました。
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