経営陣に予算を要求するのは少し敷居が高く感じるかもしれないが、現代のワークスペースでは当たり前のことであり、仕事で出世したいのであれば、その方法を学ぶ必要がある。
そこでこのブログでは、予算承認を依頼するメールのサンプルと、承認を得る可能性を高めるベストプラクティス、そして一般的なヒントをご紹介します。
覚えておくべきヒント
予算に関する明確で簡潔なコミュニケーションは、受け手が選択肢を見極めるのに大いに役立つだろう。
このプロジェクトを完了することのメリットと、それがあなたの組織やチームにもたらす結果を明確に強調する。
なぜそのプロジェクトが必要な事業なのか、また、支援予算がないことで成功にどのような悪影響があるのかを示す。
プロジェクトの原価計算、ロジスティクス、所有権、PODなどに関する資料と、承認された予算を提出すること。
ベストプラクティス
冒頭でメールの目的を述べることで、文脈を理解させ、読み手が予算承認要求の続きを読むことができるようにする。
自分の役割と呼称を明記し、信頼性を確立する。また、組織の成長に対するコミットメントを強調することも効果的です。
予算を明確に説明し、その使い道についての詳細な内訳を相手に伝える。
読者が承認プロセスで行動を起こす気になるように、CTAで締めくくる。最低限期待できるのは返信だが、それでも誰かの受信トレイに消えてしまうよりはマシだ。
サンプル
件名プロジェクト名】の予算承認リクエスト
親愛なる[受取人の名前]、
私の名前は[あなたの名前]です。このメールは、[部署名]による重要な事業である[プロジェクト名]についてお知らせするものです。このプロジェクトは[受益者]にとって有益です。
プロジェクト名]の総費用は[総額]です。総額のほぼ[パーセント]が[項目1]、[項目2]、[項目3]に充てられます。費用の詳細な内訳も添付します。
プロジェクトは[締切]までに完了する予定であり、現在までに集めた提案書とサポート資料を添付します。
その他の資料の調達や、ご提案内容に変更が必要な場合は、お気軽にご連絡ください。また、このプロジェクトに関するご質問にも喜んでお答えいたします。
そこで、プロジェクトに関する予算の承認やフィードバックをお願いします。フィードバックは、私たちのグループがプロジェクト計画を改善し、より良い提案をするために非常に役立つと思います。
プロジェクト予算を承認したい場合は、必要な署名書類を送りますので、私にメールをください。
ご検討ありがとうございます。すぐにお返事をお待ちしております。
ありがとう、
[あなたの名前］
指定
結論
予算の承認を求めるEメールを書くことは、何をすべきかがわかった今、ずっとシンプルで簡単なものになるでしょう。それでは、頑張ってメールを作成してください！
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