職場の会議に招待されることは、現代の職場ではよくあることだが、出席できない会議もあるだろう。
このようなシナリオに直面した場合、断るという決断を伝え、機転を利かせることが重要である。
このブログでは、他のチームからのミーティングの招待を断るメールの書き方について説明します。ベストプラクティスやヒントを参考に、このシナリオに取り組んでみましょう。
覚えておくべきこと
状況を見て、あなたの出席が必要条件なのか、付加価値があるのかを確認する。もしポジティブな形で会議に貢献できないのであれば、出席を辞退した方が、出席しているときに100％の力を発揮できないよりも、あなたの評判はずっと悪くならないだろう。
会議に出席できないと判断した場合、またはそのような状況になった場合は、速やかに、あなたを招待した人にその旨を伝え、場合によっては、会議に出席する、または会議の議題に関係する他の利害関係者にも連絡を取る。
また、招待してくれた主催者への感謝の気持ちと、出席できなかったことへの後悔の念をはっきりと伝えることも忘れずに。
ベストプラクティス
招待メールを受け取った場合は、同じ件名で返信する。しかし、それが不可能な場合は、ミーティングに関するあなたの決定を明確に説明する文書を作成する。
招待されたことに感謝し、決断を下した人に感謝の気持ちを伝えましょう。将来、より良いミーティングの機会があれば、再びあなたを招待することができるように、付加価値を与えるためにあなたをミーティングに招いたという彼らの判断を検証することが重要である。
出席できない理由を共有し、できる限り正直に話すようにするが、共有する情報の量については明確な線を引くこと。理想的なのは、関連性のある情報のみを共有し、できればあなたの評判を落とさないようにすることです。
会議に出席しないため、代替案を提案する。これは、出席者の一人と連絡を取り合い、議論された主なポイントや合意点をダウンロードするような簡単なことでもよい。今後の会合があれば、出席する意思があることを確認する。
コミュニケーション・サイクルを通じてプロフェッショナリズムを維持し、その過程で、あなたを会議に招待した人たちや、会議の背景に関係する人たちとの間に好意を築く。
サンプルEメールテンプレート
件名日付]の[テーマ]に関するミーティングに出席できない。
拝啓 [受取人のお名前
まずはじめに、[日付]の[テーマ]に関するミーティングにお招きいただき、ありがとうございます。ご招待に大変感謝しております。
しかし、私のコミットメントと仕事の目標を慎重に検討した結果、残念ではありますが、ミーティングに出席できないことをお知らせしなければなりません。
その主な理由は、[会議に出席できない理由を説明してください]。
私はミーティングを欠席したが、個人としてもチームとしても、私たちの協力に全面的にコミットしていることは確かだ。議論の要点と今後の方針については、出席者の一人からダウンロードしてもらう予定だ。
遠隔地であっても、私が会議に貢献できる別の方法があれば、遠慮なく言ってほしい。
今後も一緒に仕事をする機会を楽しみにしています。
よろしく、
[あなたの名前］
結論
ベストプラクティスやヒント、サンプルを使って会議の誘いを丁重に断る方法を学んだので、次はそれを実践してみましょう。会議の誘いを断るときは、積極性、手際の良さ、プロ意識を持って断ることで、組織内での好感度を保つことができることを覚えておいてください。
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