贈答は現代の職場では一般的な慣習であり、あなたも贈答に協力したことがあるか、同僚から贈られたことがあるだろう。
しかし、もしあなたが同僚にギフトの寄付をお願いする立場だったらどうだろう？その旅はメールから始めなければならない。
このブログでは、同僚にギフトの寄付をお願いするメールの書き方、覚えておくべきポイント、ベストプラクティス、そしてコピー＆ペーストして自分のニーズに合わせて変更できるサンプルメールについてご紹介します。それでは始めましょう。
覚えておくべきヒント
メールを送るタイミングが重要です。イベントの1日か2日前くらいがいいでしょう。
常に明瞭に伝え、すべての詳細が明確であることを確認し、一部の人が理解できないようなあいまいな用語を使用していないことを確認する。
予算を決め、平均拠出額を計画する。拠出できない人や拠出したくない人もいるかもしれないので、20～30％のバッファーを残しておく。
すべての人が金銭的な参加をよしとするわけではないので、あらゆる形での参加を尊重する。その日のために別の貢献の仕方をする人もいるかもしれない。
ベストプラクティス
曖昧にせず、ギフト寄付の依頼メールであることを期待させる明確な件名を使いましょう。
丁寧な挨拶でメールを始め、はっきりとした言葉で目的を伝える。
少なくとも2つの支払い方法を共有することを含め、人々がどのようにギフト額に貢献できるかを説明する。
誰かの特別な日に金銭的であれ何であれ参加することに前向きな同僚に、感謝の気持ちを示すようにしよう。
金銭的な寄付に抵抗がある人のために、別の参加方法を提供し、誰一人イベントから取り残されないようにする。
サンプル
件名寄付のお願い：[個人名]の送別ギフト
チームの皆さん、
今日は、私たち【会社名】の社員全員にとってほろ苦い日です。過去【年数】年にわたり私たちと共に働いてくれた【人名】に別れを告げる日です。この特別な日を記念して、[個人名]に送別の品を贈ろうと計画し、寄付を募集しています。
お一人15ドルのご寄付をお願いしております。もし差額が発生した場合は、運営チームが負担します。
日付]の[時刻]までに、[連絡担当者]宛に現金でご寄付いただくか、こちらのリンク[支払いリンク]からご寄付ください。また、送別イベントのアイデアを考える手助けをしていただくことで、[担当者名]の送別に貢献することができます。
ご参加いただきありがとうございました。皆様のご寄付は、[本人の名前]にとって特別な日となるでしょう。
ありがとう、
[あなたの名前］
[メール］
結論
あなたの職場でギフト寄付キャンペーンを計画するのは、斬新な経験のように感じるかもしれませんが、この記事で紹介するヒントやベストプラクティス、Eメールのサンプルに従えば、プロセスが簡単なだけでなく、非常に体系的でわかりやすいことがわかります。
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