あなたがリーダーなら、あるいはリーダーを目指しているなら、職場で従業員と難しい話をすることはよくあることだろう。
パフォーマンスの問題であれ、プロジェクトのフィードバックであれ、一般的なメンテナンスであれ、会話とフォローアップをプロフェッショナルに保つことが重要である。
このブログ記事では、一般的に使われているベストプラクティスを用いて、難しい会話の後に従業員にメールを書く方法、親しみやすくプロフェッショナルな文章にするためのコツ、そして最後に自分で使えるように修正できるテンプレートを紹介します。それでは始めましょう。
覚えておくべきヒント
難しい会話では、終始プロフェッショナルな口調を保ち、避けられたはずのことで相手が傷つかないようにすることが不可欠だ。
あいまいな点がないように、フィードバックを明確かつ具体的に伝えること。
彼らがより良くなるために努力できるよう、必要と思われる場所でサポートを提供する。問題ばかりに目を向けていては、前向きな変化は生まれない。
成功や改善がどのようなものかについて明確な期待値を設定し、そこに到達するために取りたいであろう道筋を共有する。
ベストプラクティス
相手ができるだけ早く改善プロセスに取りかかれるよう、難しい話の後はメールを送るときは迅速に。
従業員の苦境に共感し、理解することで、音痴に聞こえることなく、カバーしたいポイントをうまく表現できるようになる。
問題点だけでなく、解決策に焦点を当てる。このアプローチは、チームや組織にとってより建設的で生産的であり、さらに指導によって従業員がより早く上達するのに役立つ。
該当する場合は、従業員が仕事中に恥ずかしさや侮辱を感じないように、フィードバックは秘密にしておくこと。改善は重要だが、従業員の幸福とのバランスをとるべきである。
難しい会話の後のフォローアップ・メールのテンプレート例
件名会話のフォローアップ
こんにちは、
お元気ですか？今日の話し合いの結果、改善点への取り組みが大きく前進したと感じている。
これが簡単なことでなかったことは理解していますが、長い目で見れば、あなたにも組織にもプラスになることです。今日お話しした計画を実行する上で何かサポートが必要な場合は、遠慮なく私に声をかけてください。
明確にしておくと、プランの成功は［成功のパラメーターを説明する］ことになる。何か質問があれば、私かチーム・リーダーに質問してください。
私たちの会話は完全に機密事項ですので、ご安心ください。私たちの組織でのあなたの成長を楽しみにしています。
ありがとう、
[あなたの名前］
[あなたの指名］
結論
従業員と難しい話をした後に送るメールは、最も厄介なメールのひとつです。しかし、この記事で紹介したヒントとベストプラクティスを使えば、プロとして丁寧にこの状況に対処することができます。
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