オフィスの時間変更は職場の一大イベントであり、うまくいかないことは山ほどある。
このブログでは、出勤時間の変更を知らせるメールの送り方、それを明確に理解してもらうためのベストプラクティス、そして従業員に安心してもらうためのヒントを紹介します。それでは、さっそく始めましょう。
覚えておくべきヒント
明確であることが重要なので、チームが必要とするタイミング変更に関するすべての詳細を伝えるが、不必要な情報で相手を圧倒しないこと。
日常業務への支障を最小限に抑え、ストレスなく移行計画を実行できるよう、十分な予告期間を設ける。
時間帯を変更する理由と、そうすることの利点を、雇用者と従業員の両方の観点から明確に説明すること。
時期変更にまつわる懸念に対処し、正当な理由がある場合にはある程度の柔軟性を提供することで、コミュニケーションラインをオープンに保ち、従業員の声に耳を傾ける。
ベストプラクティス
従業員が何か心配事や疑問があれば連絡できるよう、コミュニケーションラインをオープンにしておく。人事部にもPOCを1人置くのが理想的です。
時間帯の変更について詳しく知り、新しい時間帯に効果的に移行する方法を学ぶためのリソースを提供する。
変化を受け入れ、その結果に基づいて新しい時間割を続けるかどうかを決断する。本当に有益でなければ、以前のスケジュールに戻すべきかもしれない。
最後に、変更を理解し、協力してくれたチームに感謝する。
サンプル
件名開始日】からのオフィス時間変更について
親愛なる[受取人の名前]、
お元気ですか。何よりもまず、[会社名]に対する皆さんの献身的な取り組みに感謝したいと思います。私たちの総力を結集したおかげで、[業績]を達成することができました。
この度、弊社の営業時間を【旧時間】から【新時間】に変更させていただくことになりました。
変更の理由は[理由の説明]であり、さらに[利点の説明]のように変更には利点がある。
この変更に関してご意見がありましたら、[POCメールアドレス]までご連絡ください。従業員の利益と一致しない場合は、移動を再考します。
スムーズな移行をお約束する一環として、この変更に役立つリソースをご用意しました。リソースへのリンク]をご覧ください。
改めて、組織への献身とコミットメントに感謝いたします。皆様のご理解に感謝いたします。
ありがとう、
[あなたの名前］
[あなたのタイトル］
[会社名］
[連絡先］
結論
時間変更を知らせるEメールの書き方について学んだので、Eメールを送ることにもっと慣れてください。ここで紹介したコツや練習方法、サンプルメールに従えば、コミュニケーションに必要なものはすべて身につきます。
お読みいただきありがとうございます。時間管理スキルを向上させたい方は、Routineアプリをチェックしてみてください。
