会議中にメモを取ればもっとよかったと思ったことは、おそらく何度もあるだろう。
ミーティングノートはチームワークを容易にし、チームの責任感を維持し、ミーティングをより実行可能なものにします。手短に言えば、ミーティングノートは、現代のあらゆる組織に必要な、インパクトの大きい習慣なのだ。
しかし、会議ノートの活用法を知っている人は少なく、何から始め、何を盛り込めばいいのか悩むことが多い。テンプレートはこの問題をかなり解決してくれる。
そこでこのブログでは、会議メモに使える理想的なテンプレートを紹介する。
会議メモのテンプレート（何を含めるか）
大まかなメモ
これは会議中に取られたメモで、伝達された順番に並んでいる。時系列構造だけで、他には何もない。
大まかなメモがあれば、会議中に整理に時間を費やすことなく、重要な情報を書き留めることができる。
サブトピック
これらは、ミーティングで触れられた主なトピックである。トピックは通常、ミーティング終了後にノートに追加される。
また、事前にトピックを共有し、会議の方向性に明確な構成がある場合は、会議開始前にトピックを追加できるケースもある。
要点／まとめ
共有されたデータ、同意と不同意のポイント、会議で可決されたコンセンサスの結果などは、このセクションに記載すべき事項の一部である。
その目的は、会議のメモ文書全体を読みたくない場合でも、誰でも簡単にメモを確認できるようにすることだ。
アクション・アイテム
おそらく最も重要なのは、会議で合意したことについて出席者に責任を持たせるために、行動項目を検討することだろう。
これらには、会議が効果的であるとみなされるために必要なすべての事柄を含めるべきである。
出席者
誰が会議に出席し、誰が出席しなかったかを追跡するための出席者リスト。
POC
POCは、特定のトピック、アクションアイテム、質問／明確化などに責任を持つ人々である。
フォローアップや物事を成し遂げる責任が一人に集中しないように、会議の実行項目の責任を委ねることが重要である。
理想的な会議のテンプレート（どのように見えるか）
以下は、ミーティングノートの構成／テンプレートである。
主なトピック
日付
ファシリテーター：
出席者リスト
大雑把な指摘：
ポイントA（サブトピック・タグ）
ポイントB（サブトピックのタグ）
ポイントC（サブトピック・タグ）
アクション・アイテム
アクションアイテム1（POC）
行動項目2（POC）
行動項目3（POC）
行動項目4（POC）
議論されたサブトピック
トピック（タグ＆トピックオーナー）
トピック（タグ＆トピックオーナー）
トピック（タグ＆トピックオーナー）
要約／要点
最終的な感想
すぐに使えるシンプルでパワフルな会議メモテンプレートです。Routineの会議ページですぐにメモが取れるので、メモする場所を探す手間が省けます。
Routineでは、ミーティングノートにアクションアイテムを追加することもできます。
このテンプレートについてどう思いますか？Twitterの@RoutineHQまでお知らせください。お読みいただきありがとうございました。
