経営陣に機材のために財布を開くよう要求するのは、至難の業のように感じるかもしれないが、いったん始めてしまえば、適切なツールがあれば、いかにシームレスにできるかに驚くかもしれない。
このブログでは、新しい備品をチームに要請するメールの書き方、ベストプラクティス、プロフェッショナルで説得力のある文章を書くコツをご紹介します。
覚えておくべきヒント
あなたの要求は具体的かつ簡潔であるべきであり、決定を下す人が必要とする可能性のある限り多くの情報を共有すること。ただし、必ずしも関連性のない技術的な詳細で相手を圧倒しないこと。
必要性を明確に述べ、なぜそれを購入することが最適な道なのかを説明する。粗悪な機器によってあなたやあなたのチームが直面するかもしれない問題を甘く見ないことが重要だ。
プロフェッショナルな態度で接し、妥当な期間内に返答がない場合はフォローアップする。
ベストプラクティス
文脈を提供し、あなたが製品について研究し、あなたが話していることを知っていることを示すことで、信頼感を与え、承認される可能性が高くなります。
この製品を調達するメリットを明確かつ簡潔に説明し、ステークホルダーがそのメリットを理解し、購入するメリットを見いだせるようにする。
敬意と礼儀を忘れず、このコミュニケーション・チェーンに友好的なトーンを設定する。
一通のメールだけで決定が下されることはほとんどないため、常にさらなる話し合いを申し出ること。
サンプル
件名部門]のための新しい機器のリクエスト
親愛なる[受取人の名前]、
お元気ですか。私の名前は[あなたの名前]です。過去[在職期間]の間、[部署/チーム]で[指名]として働いてきました。私たちのチームに[装備の詳細]を要求するために、この電子メールを書いています。
リクエストの理由は、[理由と利点]です。私はこの要件を徹底的に調査し、[機器名]が私たちのチームに最適であると判断しました。機器の総費用は[総額]、単価は[税引き後単価]です。
また、ご質問やご不明な点がございましたら、喜んでお答えいたします。このメールに返信していただくか、平日の午前9時から午後7時の間に[携帯番号]までお電話ください。
私たちの成功のための投資に感謝します。ご連絡をお待ちしております。
ありがとう、
[あなたの名前］
結論
経営者や上司に新しい備品や追加備品を要求するのは、世間で言われているほど複雑なことではありません。ベストプラクティスやヒント、そしてこのブログ記事で紹介されているサンプルメールに従えば、うまくいかないことはほとんどありません。それではまた！
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