誰かが職を失うというのは、スタッフに説明するのが非常に難しい状況だ。しかし、そうしなければならない。
この仕事には、プロとして筋が通っているだけでなく、共感も得られるような、注意深く配慮のあるコミュニケーションが必要だ。
そこで今回のブログでは、従業員に解雇を通知する際のメールのベストプラクティスと、ソフトランディングを確実にするためのハックをご紹介します。また、必要に応じて修正して使える2つのメールテンプレートもご紹介します。それでは始めましょう。
覚えておくべきこと
この場合、守秘義務が最も重要であることを理解し、解雇について知らせるべきでない人物は速やかに排除すべきである。また、解雇された従業員のプライバシーを確保するために、Eメールリストの人々に知らせることも検討しましょう。
通常の業務に支障をきたさないよう、発表のタイミングを計るが、そのタイミングを待つのに多くの時間を費やしてはならない。
解雇された従業員について話すときは、共感と尊敬の念を持ち、メッセージングとトーンの両方の観点から、会社の方針との一貫性を保ちましょう。一貫した口調を保つことで、従業員の信頼と透明性を保つことができる。
解雇のニュースを共有する際のベストプラクティス
解雇を悲しんでいるようにも、興奮しているようにも聞こえないような、中立的な件名を心がけましょう。本人]と[会社]が別れました」というようなシンプルなものであれば、チームの士気を乱すこともないだろう。
解雇のようなデリケートな状況下では、プロフェッショナルな口調を保ち、無神経な発言や決めつけを避けましょう。そうすることで、残されたチームメンバーも、もし解雇されたとしても敬意と尊厳を持って扱われると感じることができます。
解雇された理由を簡潔に説明し、解雇された個人のプライバシーを侵害することなく共有できる理由に焦点を当てる。
従業員が解雇に関する懸念を共有できるような場を設ける。理想的には、懸念を蓄積・管理する窓口となる人事部の誰かが望ましいが、各チームのチームリーダーでも構わない。
従業員の解雇を伝えるメールのサンプル
サンプル1（理由が明らかになる場合）
件名重要なアップデート：従業員の解雇
チームの皆さん、
皆さん、お元気でしょうか。遺憾ながら、私どもの大所帯に重要な進展があり、同僚である[従業員名]を即時解雇するという難しい決断を下さざるを得なくなりました。
軽々しくこの決断に至ったわけではなく、この結論に至るまでには、従業員のパフォーマンスと当ビジネスセンターへの全体的な影響を慎重に検討した。
この更新に関して質問がある方もいらっしゃるかもしれませんので、何か情報が必要な場合は、遠慮なく人事部長（人事部長の名前）の[EメールID]までご連絡いただくか、上司にご相談ください。
私たちは従業員に素晴らしい職場を提供することに全力を尽くしており、この困難な時期における皆様のご協力と共感に感謝いたします。
今後ともよろしくお願いいたします。
敬具
[あなたの名前］
[あなたのポジション］
サンプル2（理由を明かせない場合）
件名[人物]と[会社]が袂を分かつ
チームの皆さん、
この24時間の間に、私たちのリーダーシップ・チームに進展があり、私たちは取締役の一人を解雇する選択をしました。
この決定は、慎重に検討した結果下されたものであり、会社とその利害関係者にとって最善の利益となる。
ご不明な点がございましたら、人事部までお問い合わせください。
今後ともよろしくお願いいたします。
敬具
[あなたの名前］
[あなたのポジション］
結論
現代の職場において、従業員の解雇を知らせることほど難しいことはない。しかし、高い守秘義務と迅速な基準を守ることで、この状況を少しでも和らげることは可能である。
ゴールは、残された従業員が安心し、あなたのリーダーシップを信頼すると同時に、解雇された従業員が自分の尊厳が攻撃されたと感じないようにすることです。そのため、中立的な口調を保ち、プライバシーに気を配り、事実に基づいたコミュニケーションスタイルをとることで、この困難な時期に従業員の士気を高めることができる。
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