生産性を高めたいのであれば、世の中にはあなたを助けてくれるシステムがたくさんある。
一度に一つのタスクに集中することに問題がありますか？ポモドーロ・テクニックやタイムブロッキングを試してみてください。
難しい仕事を先延ばしにしていませんか？それなら、ブライアン・トレーシーの「カエルを食べる」方法を試してみよう。
あなたが生産性のどのような面で苦労しているかにかかわらず、システムはあなたがそれをよりうまく管理するのに役立ちます。しかし、私たちはしばしば、生産性向上システムが自分にとってうまくいくかどうかよく理解しないまま、誰かのためにうまくいったからという理由で、生産性向上システムを試してしまう。
では、早速始めよう。
生産性を低下させる要因の特定
生産性向上システムを設計したり構築したりする際に最初に見る必要があるのは、生産性を低下させる要因を特定することだ。例えば、誰もが困難な仕事の先延ばしに悩んでいるわけではない。だから、ポモドーロ・テクニックを押し付けてもあまり役に立たないだろう。その代わりに、「カエルを食べる」メソッドのようなものが必要だ。
だから、まず自分の生産性を低下させる要因を特定し、それからシステムを選択することから始めよう。
理想的な環境を整える
自分のシステムを構築するための次の側面は、そのシステムに従いやすくなるような環境を整えたり、作ったりすることだ。例えば、あなたが営業に携わっている場合、恐れていた顧客とのミーティングを朝一番の仕事に変更することはできない。したがって、「カエルを食べろ」はあまり役に立たない。
つまり、自分のスケジュールと環境に合ったシステムを選ぶか、システムに合わせて環境を変えるかの2択になる。どちらも実行可能な選択肢だ。同じセールスの例で言えば、「タイム・ブロック」という戦略を選び、カレンダーに時間をブロックして、その日のうちにクライアントとのミーティングに備えることができる。
この場合、自分のスケジュールに合わせてシステムを選択することになる。もうひとつの方法は、クライアントとのミーティングを1日の特定の時間に限定することだ。この場合、クライアントとのミーティングはすべて1日の最初に行うことになる。
どちらのルートも有効で、どちらを選ぶかは、仕事や生活における他の要因の柔軟性による。
施行媒体
最高の生産性システムを構築する際に考慮すべき次の側面は、それを実施する媒体である。私たちのほとんどは、デジタルな体験を好むので、ToDoリスト、カレンダー、リマインダーなどの生産性向上アプリを選ぶ。
私の知人には、生産性向上のためにグーグルカレンダーしか使わない人もいれば、Notionのデータベースやエクセルのスプレッドシートで生産性を管理する人もいる。何が自分に合っているかが重要なのだ。しかし、始めるにあたっては、最もシンプルに管理できるものを選ぶことをお勧めする。最も重要なことをリマインドするために、携帯電話のシンプルなアラームを使うのは良いスタートだ。あるいは、カレンダーとタスクを管理できるRoutineのような使いやすいツールで始めるのもいいでしょう。
キックスタート
さて、生産性を低下させる要因を特定し、スケジュールを設定し、あなたを助けるツールを見つけたのだから、あとはプロセスを開始するだけだ。
そして、システムを使って達成したい目標を設定することから始めましょう。より生産的になる」というような目標は無駄なもので、「クライアントへのプレゼンに月20時間費やす」とか、「メールの管理時間を50％削減する」というような目標が良いでしょう。
目標が具体的であればあるほど、それを達成するための戦略を立てやすくなります。SMARTゴールの設定や一般的なゴールの設定方法については、最近書いたブログ記事をご覧ください。
具体的な目標＝達成の可能性が高い
次のステップは、軌道を維持するのに役立つ強制関数を作成することです。強制関数は、以下のような形が考えられる：
携帯電話のアラーム
カレンダーのリマインダー
説明責任を果たしてくれる友人
デスクに付箋を貼っておく。
自分に合ったものを使えばいい。調査によると、社交的な要素を加えることは、通常、優れた生産性システムを維持するのに役立つ。
パターンの分析
最後に、自分のパターンを追跡・分析することだ。個人的な生産性向上システムに従っているだけで、それを振り返らないのであれば、多くのものを失うことになる。だから、定期的に時間をとって、自分がどれだけ向上したか、どこで落ちたか、もっと違ったやり方があったのではないか、などを振り返ってみるのだ。
Routineのようなツールでは、これが簡単にできる。Journalタブに過去のタスクのリストが表示されるので、それをざっと見て、分析する価値のあるタスクがあるかどうかを確認することができる。
それぞれのタスクにメモを追加することもできます。この追加されたコンテキストは、あなたが過去のパフォーマンスを学び、改善するのに役立ちます。
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そこでこの記事では、生産性を低下させる要因の特定から、生産的な連勝を維持するまでの全段階について考察した。
この記事で取り上げたアイデアのいくつかを再確認する必要があれば、遠慮なく戻ってこの記事を読み直してほしい。
