組織の大小を問わず、情報を独占する個人やチームは存在しない。他のチームメンバーや他のチームから必要とされる情報は常にあるため、メールで丁寧に情報を求める方法を学ぶことは非常に重要です。
このブログポストでは、受信者がリクエストとその周りのコンテキストを理解し、素早くあなたにリクエストするためのヒントやハック、ベストプラクティスを紹介します。また、あなたのニーズに応じて変更して使用できるサンプルも用意しています。
そのため、情報がタスク、プロジェクト、個人、イベントなどに関連しているかどうかに関係なく、最適な結果を得るためにここで紹介するハックを使用することができる。
ヒントとハック
資料請求メールの目的を理解し、同僚やチームメンバーに説明できるようにすることから始めましょう。
何が欲しいのかを明確にし、その情報の必要性と重要性を示すことで、自分の要求を正当化できるようにすること。
受信者を混乱させないよう、メッセージは簡潔かつ要点を押さえ、その情報を共有すべきでない理由を伝える。
電子メールで情報を要求する際は、中立的でプロフェッショナルな口調を保ち、状況に適した言葉を使用し、スラングや顔文字などは避ける。
電子メールによる資料請求のベストプラクティス
メールの冒頭では、受信者に丁寧に挨拶し、適切なスタートを切るようにしましょう。こんにちは[名前]」や「お元気ですか？
簡潔な自己紹介をすることで、信頼性を確立し、その結果、相手は怪しい人物を相手にしていないことを確信し、依頼を承諾しやすくなる。
その情報がなぜ重要なのか、どのように扱われるのかについて、追加的な背景を共有し、その人が情報を共有するかどうか、十分な情報を得た上で判断できるようにする。
依頼をする際には、どのような情報が必要かを明確に述べ、曖昧さがないようにする。曖昧な要求はミスコミュニケーションの元です。
最後に、あなたの状況や依頼の背景を理解し、彼らが知っている情報を共有することを考慮してくれた相手に感謝する。
資料請求メールのサンプル
サンプル1（チームメンバーに情報を求める）
件名プロジェクト名] の情報提供のお願い
親愛なる[受取人の名前]、
お元気でお過ごしでしょうか。私は[部署]の[氏名]であり、現在[職種]として働いています。
締切日]までに、[情報詳細]に関する資料を請求します。
理想的なのは[フォーマットやその他の詳細を記述する]情報ですが、これが不可能な場合はお知らせください。
この情報は私たちの[プロジェクト名]にとって非常に重要なものであり、迅速なご対応をお願いいたします。
私の依頼を検討していただきありがとうございます。どんな質問にもお答えします。
ありがとう、
[あなたの名前］
サンプル2（マネージャーに情報を求める）
件名締切日] 締切 [プロジェクト名] の緊急情報リクエスト
マネージャー名]様
お元気ですか。タスク名]を追求していたところ、それを完了するためには[情報の記述]が必要であることがわかりました。
なぜ重要なのか、その理由を説明しなさい。
締切日]がこの仕事を完了させる締切日ですので、迅速なご対応をいただければ、私にとってもチームにとっても非常にありがたいことです。
ご質問があれば、喜んでお答えしますよ。
ありがとう、
[あなたの名前］
結論
資料請求のメールを送るのは、あからさまで、官僚的で、面倒な仕事のように感じるかもしれないが、やらなければならないことであり、あなたが思っているほど悪いことではほとんどない。ですから、メールの下書きをするか、上記で紹介したサンプルをコピーして「送信」してください。
また、Routineのブログでは、様々なシチュエーションに対応したEメールサンプルの豊富なコンテンツライブラリーなど、役立つ情報を多数紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。
